Véritable outil décisionnel, le TCO est de plus en plus adopté par les Gestionnaires de Parc. Son approche permet de mettre en lumière les coûts de fonctionnement d’un parc de véhicules professionnels de manière à optimiser l’ensembles de ces dépenses. En consultant cet article, Feu Vert Entreprises vous aide à mieux cerner les éléments constituant ce TCO de façon à pourvoir les optimiser au sein de votre entreprise.

Qu’est-ce que le TCO ?

Élément central de gestion d’une flotte, le coût global de détention – abrégé TCO (Total Cost of Ownership) – englobe les frais directs et indirects liés à la détention et à l’exploitation d’un parc de véhicules professionnels. Qualifié également de coût d’usage, de coût du cycle de vie ou encore de coût global de possession, huit paramètres viennent constituer ce coût de détention dont le premier va représenter à lui seul près de 50% :

  • Amortissements,
  • Consommation de carburant,
  • Assurance,
  • Entretien/Réparation,
  • Financement,
  • Impôts et taxes,
  • Pneumatiques,
  • Frais de gestion du parc.

Il est devenu, au fil des années, l’indicateur de référence pour les Gestionnaires de Flotte dans une politique de réflexion globale des coûts. Or, deux TCO cohabitent au sein d’un même indice, il est alors important de les différencier.

Distinction entre TCO prévisible et TCO réel

Réunissant à la fois frais directs et indirects, le TCO d’un parc automobile doit faire l’objet d’une scission afin de pouvoir être mieux calculé et perfectionné :

  • La partie prévisible : elle vient s’appuyer sur les données fournies par le constructeur (prix d’achat) ou le loueur (loyer de location),
  • La partie réelle : elle se fonde à partir de variables liées aux conditions d’utilisation du parc auto à savoir les frais et dépenses de vos Collaborateurs comme le carburant, les autoroutes et parking, les accidents, les contraventions, les frais d’entretien et de maintenance ou encore les impôts et autres taxes.

C’est en travaillant sur les coûts réels que vous parviendrez à réaliser une formidable optimisation du TCO.

Avant toute chose, il s’agit d’observer la totalité des postes de dépenses afin de concentrer ses efforts sur certains points. Par la suite, vous pourrez vous orienter sur quatre sujets principaux qui favorisent une diminution de l’indice de TCO.

Les points d’optimisation du TCO

C’est un fait, les facteurs d’optimisation du TCO réside dans le choix de véhicules adaptés aux Collaborateurs et de prestataires pertinents, l’automatisation de différentes tâches ou encore l’implication des Collaborateurs dans l’optimisation de ce coût de détention.

Le choix des véhicules, source principale d’optimisation

Le point de départ de l’optimisation du TCO de votre flotte demeure dans le choix du véhicule en lui-même.

Opter pour des véhicules fiables et économiques en carburant, c’est la garantie pour vous de maximiser l’indice de TCO. En effet, une consommation de carburant basse aura plus d’impact sur votre coût de détention qu’un recul du prix au litre du carburant, pour cela reportez-vous aux données de la nouvelle norme WLTP, beaucoup plus fiables que celles du NEDC. Par la même occasion, la consommation de carburant influencera directement la fiscalité du parc à cause des particules de dioxyde de carbone (CO2) rejetées. Par la suite, la fiabilité de la mécanique va également avoir un effet sur le TCO puisque grâce à elle, vous parviendrez à minorer les dépenses relatives à l’entretien courant tout en vous préservant d’éventuelles pannes et dommages mécaniques. Nous reviendrons, en détail, sur ces points dans les paragraphes suivants.

L’automatisation des processus comme facteur d’optimisation

Au quotidien, un Gestionnaire de Parc est submergé d’informations : données relatives à la conduite des Collaborateurs, éléments quantifiés fournis par les prestataires, prévision des budgets, etc.

Récupérer la totalité de ces données est une tâche relativement conséquente et chronophage. Le Gestionnaire de Parc a la possibilité d’automatiser le traitement de certaines d’entre elles à l’aide d’outils informatiques dédiés tels que les logiciels de gestion et des dispositifs de collecte automatique.

Bien que ce type de dispositifs soit avantageux pour votre activité, vos Conducteurs peuvent avoir une certaine crainte à partager leur quotidien avec ce dernier. Il est indispensable de les informer de façon pédagogique à ce sujet en indiquant, par exemple, que les données récupérées comme la vitesse moyenne, l’intensité des accélérations, les freinages et les éventuelles anomalies seront uniquement seront dans un cadre professionnel.

En couplant ces outils à un logiciel de gestion de flotte, votre activité de Gestionnaire sera alors enrichie et vous disposerez ainsi de tous les éléments pour travailler sur le TCO. Comme évoqué dans un article précédent, les logiciels de gestion de flotte sont en mesure de réaliser de nombreux calculs de façon automatique comme le suivi des kilomètres, l’édition de déclaration de TVS ou encore l’analyse de la consommation de carburant.

La réalisation d’économies grâce au choix des bons prestataires

Le troisième levier capable d’abaisser l’indice du TCO de votre parc se situe au niveau de la sélection des prestataires et des conditions issues du contrat.

Tout d’abord, votre choix se portera sur l’internalisation ou l’externalisation de la gestion de votre flotte. En sélectionnant la première option, vous maîtriserez alors les tenants et les aboutissants des postes de dépenses tout en négociant auprès des compagnies d’assurance, des sociétés pétrolières ou encore du professionnel en charge de l’entretien et de la maintenance de votre flotte. A contrario, une gestion externe vous permettra de raisonner en coût global tout en obtenant des conditions financières intéressantes. Toutefois, votre pouvoir de négociation se limitera au niveau du loueur puisqu’il sera votre seul interlocuteur.

Une fois le mode de gestion sélectionné, il est impératif de déterminer le type d’acquisition pour la flotte de véhicules : achat ou location longue durée (LLD). Chacune des solutions dispose d’avantages mais également de contraintes. En effet, la location longue durée simplifiera plusieurs aspects de votre activité en incluant l’entretien et la maintenance de votre flotte comme les révisions, le remplacement des freins et des pneumatiques, etc. Néanmoins, vous disposerez d’un champ d’action restreint en matière de choix d’une enseigne de réparation et des tarifs pratiqués. Au contraire, l’achat de véhicules professionnels vous laissera le choix de conclure un accord d’entretien avec le professionnel de votre choix tout en supportant la dépréciation du prix des voitures de société.

En se plaçant derrière le choix du véhicule et son mode d’acquisition, le carburant arrive en tant que poste principal de dépenses quotidiennes. Un pilotage de ces consommations de carburant est nécessaire, car ces dernières pèsent sur le TCO à hauteur de 15%. En associant ainsi utilisation de véhicules économes et maîtrise de la consommation, vous parviendrez à réduire efficacement ces dépenses quotidiennes. L’optimisation du budget carburant peut se poursuivre par la participation des Collaborateurs à des stages d’éco conduite, vous octroyant une baisse supplémentaire de la consommation pouvant aller jusqu’à 35%.

Second poste de dépense après le carburant, l’assurance est souvent perçue comme un levier difficile à optimiser. Cependant il existe des pistes pour réduire ce poste de dépenses : choix d’une assurance adaptée aux besoins de sa flotte, mise en concurrence, mutualisation des contrats, etc…

L’entretien de la flotte détient également une part dans le résultat final du TCO, tout comme les pneumatiques, les frais autoroutiers et la fiscalité. En désignant une unique enseigne de réparation, vous maîtriserez les budgets liés à la maintenance du parc tout en effectuant un suivi précis sur l’état et l’entretien des véhicules de votre flotte. Il en va de même pour les accès aux portions payantes d’autoroutes par la mise à disposition de badges permettant un pilotage central.

Quant à la fiscalité, elle ne représente qu’une infime partie à l’intérieur du TCO (moins de 5%). Par conséquent, les Gestionnaires de Parc doivent se tenir informés sur les nombreux changements en matière de réglementation comme les bonus et malus écologiques, taxes et TVA.

En passant en revue tous ces points et en opérant une négociation auprès de l’ensemble des prestataires, vous parviendrez à réaliser des économies intéressantes. Enfin, le facteur humain est à lui tout seul un sujet d’optimisation.

L’humain au cœur du TCO

Quatrième et dernier facteur permettant une optimisation du TCO, il s’agit de l’aspect Conducteur. En effet, le comportement routier des Collaborateurs de l’entreprise ainsi que le suivi de l’entretien de leur véhicule va influencer fortement le résultat final de votre TCO.

Afin d’améliorer la conduite de vos Collaborateurs au volant de leur véhicule de fonction, il est judicieux de les sensibiliser à l’éco conduite par le biais de formations, mais également grâce à des stages de perfectionnement à la conduite. En réalisant ces financements, le retour sur investissement sera intéressant à tous les niveaux. Ils adopteront une conduite plus souple et plus respectueuse de l’environnement engendrant ainsi une meilleure longévité du véhicule et de ses organes mécaniques, une diminution des dépenses en carburant grâce à une consommation moyenne réduite tout en réduisant les situations accidentogènes. Un outil de géolocalisation peut compléter cette optimisation puisqu’en programmant leurs déplacements, les Conducteurs réaliseront moins de kilomètres superflus tout en augmentant leur productivité.

En modifiant le facteur humain dans la gestion de votre parc automobile, vous noterez un gain notable dans l’optimisation du TCO de l’ordre de 15 à 40%.

L’optimisation du TCO est un travail permanent, tout Gestionnaire de Parc doit continuellement se préoccuper de ce coût de détention notamment avec l’application prochaine du cycle d’homologation WLTP. D’un autre côté, l’émergence de nouvelles solutions de mobilité comme le covoiturage ou l’autopartage favorisent davantage la réduction du TCO.