Lors d’un déplacement, il se peut que le salarié ne puisse pas regagner son domicile. Il supporte alors, des frais engagés dans le cadre de son activité professionnelle qui peuvent concerner le trajet, les repas ou le logement. L’entreprise doit couvrir ces dépenses supplémentaires.
Comment sont calculés et remboursés les frais de grand déplacement ? Quelles sont les conditions à remplir pour en bénéficier ? Découvrez toutes les modalités d’indemnisation de grand déplacement imposées par la Cour de cassation et régie par la Sécurité Sociale.
Qu’est-ce que l’indemnité de grand déplacement ?
Comme son nom l’indique, l’indemnité de grand déplacement est un remboursement effectué lorsque le trajet est trop important et implique des frais supplémentaires au salarié.
L’arrêt de la Cour de cassation définit un grand déplacement, lorsque la distance entre le domicile et le lieu de travail est trop importante et que le salarié ne peut pas rejoindre son lieu de résidence à la fin de la journée. Un grand déplacement peut être occasionnel ou répété. Les indemnisations de ce trajet sont imposées par la Cour de cassation et disponibles sur le site de l’URSSAF.
La prise en charge peut être réalisée sur les frais réels de déplacement ou à partir d’un quotient forfaitaire déterminé en amont par l’Etat. En fonction des régions et de la durée du déplacement professionnel, le droit de remboursement peut varier.
Qui paie les indemnités de grand déplacement ?
L’employeur prend en charge l’ensemble des frais engagés par ses collaborateurs. Les indemnisations sont ensuite calculées sur la base des allocations de la Sécurité sociale.
Quels frais sont remboursés lors d’un grand déplacement ?
Lors d’un grand déplacement, les remboursements font l’objet de plusieurs dépenses :
- le titre de transport en commun ou les frais kilométriques du véhicule ;
- chaque repas pris sur place ;
- le lieu de résidence du salarié.
Si l’entreprise détient une flotte automobile, le salarié peut bénéficier d’un véhicule de société pour le déplacement. Cependant, s’il utilise sa voiture personnelle pour se rendre sur son lieu de travail, il peut se faire rembourser ses frais kilométriques. Chaque année, l’administration fiscale française publie le barème kilométrique pour les voitures et les deux-roues.
Des dépenses supplémentaires de transport peuvent conjointement s’ajouter comme le stationnement sur place. Ils peuvent être remboursés à condition que le salarié soit en possession d’un justificatif.
Les conditions nécessaires pour bénéficier de l’indemnité de grand déplacement
Les salariés peuvent bénéficier d’un montant forfaitaire pour différents types de trajets et déplacements liés à leur profession.
Les déplacements professionnels à court terme
L’impossibilité de rejoindre son domicile à la suite d’une journée de travail est une condition favorable au remboursement des frais. Cependant, le salarié doit impérativement prouver que le trajet à parcourir est supérieur à 50 kilomètres ou que le temps en transports en commun dure plus d’une heure trente minutes.
Si c’est le cas, l’employeur doit alors financer les dépenses du salarié. Le repas et le logement sont les deux éléments automatiquement remboursés. Les indemnités sont cependant plafonnées sur la base du barème national. Certains employeurs peuvent proposer un logement gratuit à leurs salariés en déplacement.
En se basant sur la limite d’exonération, l’employeur calcule les dépenses supplémentaires et effectue un remboursement des frais. Si le salarié a finalement rejoint son domicile le soir, l’employeur contribue seulement aux dépenses kilométriques du véhicule personnel.
Les déplacements professionnels sur le long terme
Lorsque les déplacements durent plus de 3 mois et moins de 24 mois, alors un rabais de 15 % est appliqué sur l’assiette totale des cotisations sociales. Pour les déplacements et missions d’une durée supérieure à 2 ans, le salarié bénéficie d’un abattement de 30 %.
Certaines entreprises peuvent aussi proposer une prime de déplacement à leurs salariés en voyage pour leur travail. Cette prime est facultative, car elle change en fonction de la convention collective de l’employeur. Pour s’informer sur le montant de la prime, il est préférable de se rapprocher du service administratif concerné.
Quel régime social pour une indemnisation de grand déplacement ?
Afin de bénéficier d’une exonération des cotisations sociales, la somme totale des indemnités forfaitaires ne doit pas dépasser celle de la contribution. Si le remboursement est supérieur, alors l’entreprise doit prouver que le montant est valable.
Comment calculer les indemnisations ?
Les indemnisations de grand déplacement se basent sur un barème défini chaque année par l’URSSAF. Il comporte une première catégorie pour le lieu de résidence et une seconde pour les repas.
Les indemnités de grand déplacement en France et en Outre-mer
Pour les déplacements en métropole d’une durée inférieure à trois mois, le forfait journalier est de :
- 19,10 euros pour chaque repas ;
- 68,50 euros pour un logement à Paris ;
- 50,80 euros pour un logement en province.
Pour les déplacements sur le territoire français de 3 à 24 mois, les indemnités journalières s’élèvent à :
- 16,20 euros pour chaque repas ;
- 58,20 euros pour un hébergement à Paris ;
- 43,20 euros pour un hébergement en province.
Pour les déplacements supérieurs à 24 mois, l’indemnisation est de :
- 13,70 euros pour chaque repas ;
- 48 euros pour une nuit à Paris ;
- 35,60 euros pour une nuit en province.
Pour les personnes en situation de handicap ou à mobilité réduite, le montant forfaitaire s’élève à 120 euros dans n’importe quelle ville française.
Pour les déplacements en Outre-mer, le barème d’indemnisation est différent. Il s’élève à 17,50 euros pour chaque frais de repas et à 70 euros pour chaque nuit passée dans le lieu de résidence.
Les indemnités de grand déplacement à l’étranger
Lors d’un grand déplacement à l’étranger, les conditions d’indemnisation sont différentes, car le salarié cumule le remboursement de ses frais réels sur justificatif ainsi que ses frais de repas, mais cette fois sur la base d’un forfait. L’indemnité journalière change quant à elle en fonction du pays de destination.
Ces remboursements sont valables pour une mission à l’étranger inférieure à trois mois. Pour tout déplacement d’une durée supérieure, on parle d’expatriation ou de détachement. Le salarié bénéficie d’un droit d’indemnisation différent basé sur une autre limite d’allocations.
Comment déclarer une indemnité de grand déplacement ?
Pour bénéficier de l’exonération, l’employeur doit s’assurer que les indemnités correspondent bien à un déplacement lié au travail, qu’elles bénéficient de l’abattement de 10 % et que l’ensemble des justificatifs de frais soient récupérés et validés. Le salarié peut alors faire les démarches nécessaires auprès de son employeur afin de bénéficier de la prise en charge de ses frais.
La Cour de cassation a fixé cet arrêté afin que les salariés obligés de réaliser des déplacements pour le travail puissent bénéficier d’un remboursement de leurs frais professionnels. Afin de limiter les dépenses, certaines entreprises détiennent une flotte automobile permettant à l’employé d’utiliser un véhicule de société ou de fonction. Pour connaître tous les droits et les obligations, l’URSSAF met à disposition un document contenant la limite des plafonds d’indemnisation de grand déplacement.
