Flotte automobile : le guide complet

Une flotte ou un parc automobile désigne l’ensemble des véhicules dont disposent les employés d’une entreprise pour mener à bien leur activité. Elle est composée de voitures de fonction, de véhicules de service mais aussi d’utilitaires, parfois de deux roues, et de tout autres véhicules nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise. Qu’ils soient loués pour une plus ou moins longue période ou propriétés de l’entreprise, ces différents véhicules qui composent sa flotte demandent une organisation certaine pour être gérés au mieux. Découvrez les différents éléments à connaître lorsqu’on souhaite doter son entreprise d’une flotte automobile.

Posséder une flotte automobile est primordial pour de nombreuses entreprises, dans des domaines d’activités très variés. Bien souvent, cela représente un poste financier très important pour une société, quelle que soit sa taille. Afin d’optimiser cette gestion, le gestionnaire de parc devra disposer d’une connaissance poussée sur le fonctionnement de son parc auto. De cette façon, il sera capable d’identifier les postes de dépenses à revoir, à optimiser et à suivre afin d’éviter tout dépassement financier et une hausse du TCO.

Dans un premier temps, nous allons évoquer le métier de gestionnaire de parc, fonction centrale pour toute entreprise dotée d’une flotte automobile. Puis nous nous concentrons sur la méthode d’identification des leviers de gestion nécessitant une optimisation. Par la suite, nous vous présenterons cinq points sur lesquels s’appuient les gestionnaires de parc pour optimiser au quotidien la gestion de leur flotte auto. Enfin, l’observation et le pilotage sont deux actions que tout gestionnaire de parc doit intégrer afin de garantir à terme la performance du parc automobile.

Gestionnaire de parc, le garant de la bonne gestion d’une flotte automobile

Afin d’optimiser la gestion de sa flotte automobile, il peut être nécessaire d’embaucher une personne formée à l’exercice de ce métier. Comme toute profession ayant trait à la logistique, le métier de gestionnaire de parc automobile demande de posséder de sérieuses capacités en matière d’organisation. Il est primordial de parvenir à prendre de la hauteur pour avoir une bonne vision d’ensemble. Et ne pas se laisser dépasser par les événements, surtout si l’on gère une flotte automobile de grande taille. Le gestionnaire de parc automobile se sert de plus en plus de logiciels pour l’aider dans ses tâches au quotidien. Cela implique de maîtriser les différents outils informatiques. À cette capacité à optimiser la gestion s’ajoute la nécessité d’être à l’aise à l’écrit. En effet, afin de mener à bien sa mission, le gestionnaire de parc automobile doit être en mesure d’élaborer et de rédiger un cahier des charges. Cette qualité doit être couplée avec un bon sens de la communication. En effet, le gestionnaire de parc automobile est amené à échanger avec tous les employés et les différentes équipes d’une entreprise. Enfin, une certaine expertise juridique est également attendue. Pour exercer son métier de la meilleure manière qu’il soit, le gestionnaire de parc automobile doit connaître les différentes lois et réglementation en matière de transport. Et se tenir au courant de leur évolution en réalisant une veille régulière pour être toujours à jour.

En fonction de la taille de l’entreprise, il est parfois préférable d’externaliser la gestion de la flotte automobile. En effet, ce n’est pas toujours le plus rentable d’embaucher une personne dédiée à cette fonction. Confier la gestion de sa flotte automobile à une société externe s’appelle le Fleet Management. Cela s’applique à une flotte de voitures de sociétés classiques ou électriques mais aussi à une flotte composée de camions, utilitaires ou même engins de chantier. Ces sociétés remplissent les mêmes fonctions qu’un gestionnaire de flotte au quotidien. Toutefois, elles peuvent également proposer des prestations complémentaires grâce à différents partenariats qu’elles peuvent mettre en place. Ainsi, externaliser la gestion de sa flotte automobile permet également de déléguer les fonctions ayant trait à l’entretien, à l’assurance, à l’approvisionnement en carburant, aux réparations ou encore aux reporting. Bénéficier de ce suivi professionnel est un bon moyen d’optimiser la gestion de sa flotte automobile et d’en réduire le total cost ownership (TCO).

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Déterminer les leviers de gestion à optimiser

Pour optimiser efficacement la gestion d’un parc auto, il est primordial de bien connaître son mode de fonctionnement ainsi que ses composantes. Le gestionnaire de parc devra donc mener avant toute chose un audit afin de déceler d’éventuels dysfonctionnements avant de définir et d’explorer les multiples pistes d’optimisation des coûts de gestion. Cette opération peut être réalisée régulièrement dans une logique d’efficacité et d’organisation optimale. Il devra ensuite mettre en place différents processus basés sur les pratiques les plus efficaces afin de gagner un temps considérable dans l’organisation de son travail au quotidien.

Cet audit permettra au gestionnaire de parc de déterminer précisément le coût total d’un véhicule puisque le coût d’une flotte automobile ne se résume pas seulement au coût d’achat ou au montant des loyers de location des véhicules professionnels. Des frais d’utilisation viennent s’ajouter à ces coûts de constitution du parc comme :

• Le carburant,
• Les primes d’assurance,
• L’entretien et la maintenance des véhicules du parc,
• Les pneumatiques,
• Le financement et la fiscalité,
• La gestion interne de la flotte.

Qualifiés de coûts variables d’utilisation, c’est sur ces postes que le gestionnaire de parc pourra agir de manière positive en vue d’améliorer la performance managériale de la flotte automobile. À présent, il convient au gestionnaire de parc de distinguer les facteurs pénalisant la gestion du parc en vue de les optimiser. C’est ce travail au long cours qui lui permettra de gérer au mieux la flotte automobile dont il a la responsabilité.

Les 5 piliers pour optimiser la gestion d’un parc

Côtoyer de nombreux gestionnaires de parcs automobiles au quotidien nous a permis de mettre en lumière des leviers incontournables pour en optimiser la gestion. Ainsi, les cinq leviers les plus couramment utilisés par ces gestionnaires de flotte dans l’optique d’optimiser la gestion de leurs véhicules professionnels sont le financement et le choix de véhicules adaptés, le contrôle du budget carburant, la maîtrise des coûts d’entretien ainsi que la sensibilisation des collaborateurs et la limitation du nombre de fournisseurs. Maîtriser ces éléments influent directement et de manière considérable sur la rentabilité d’un parc automobile. Les avoir en tête permet de mettre en place des mesures concrètes pour améliorer son efficacité tout en réduisant, parfois drastiquement, les dépenses.

Pertinence dans le choix du modèle de véhicules

L’acquisition de véhicules professionnels est l’élément majeur du budget d’une flotte automobile. Étant le premier poste de dépenses (à hauteur de 45%), une réflexion devra être menée sur le choix des véhicules à acquérir aussi bien à l’achat qu’en location.

Ce raisonnement se fera en tenant compte des trois critères suivants :

• La fiabilité du véhicule,
• La consommation moyenne de carburant,
• Et le niveau d’émissions de CO2.

En choisissant un véhicule fiable et économe, le gestionnaire de flotte parviendra à alléger le budget consacré à ces deux postes de dépenses. De plus, un véhicule rejetant peu de dioxyde de carbone dans l’air aura un effet positif au niveau de la fiscalité, en particulier pour la TVS, et en termes de coût de détention (TCO). Cette stratégie peut également mener à l’acquisition de véhicules électriques dont l’acquisition est encouragée par des politiques publiques avantageuses. De plus, c’est un bon moyen d’inscrire son entreprise dans une logique de développement durable qui sera de toute façon à privilégier à l’avenir. Toutefois, il est également important de choisir des véhicules en adéquation avec l’usage qui va en être fait et ne pas se donner uniquement le prix comme critère de choix.

Contrôle du budget carburant

Représentant entre 15 et 20% des dépenses quotidiennes du parc, le carburant s’avère être le second poste – derrière le choix de véhicules – sur lequel peut intervenir le gestionnaire de parc dans sa quête d’optimisation.

En lien avec le point précédent, la consommation de carburant peut varier d’une motorisation à l’autre, mais également d’un modèle de véhicules à l’autre. Le gestionnaire de parc devra tenir compte de cette donnée avant de sélectionner un modèle précis de véhicules pour la flotte d’entreprise.

De plus, un renouvellement régulier des véhicules du parc automobile est un élément permettant d’abaisser les dépenses en carburant puisqu’un véhicule de dernière génération offre de meilleures performances sur le plan de la consommation de carburant. C’est également le cas des véhicules hybrides ou des modèles tout-électriques. Si ces derniers impliquent de mettre en place un moyen de les recharger, surtout si l’on possède une grande flotte automobile, il s’agit d’un investissement qui est rapidement rentabilisé.

Enfin, le comportement routier des collaborateurs a également une emprise sur ce budget. Le gestionnaire de parc devra être attentif à la conduite de l’ensemble des collaborateurs notamment en matière de consommation de carburant, ce qui peut avoir une incidence immédiate sur le TCO. De nombreux logiciels permettent de suivre de manière précise la consommation de carburant des différents véhicules d’une flotte automobile.

Maîtrise des coûts d’entretien

Situé juste derrière le carburant, l’entretien des véhicules professionnels représente un poste de dépenses conséquent dans le budget global du parc. Entretenir régulièrement et avec rigueur la flotte de véhicules professionnels procurera au gestionnaire de parc et à ses collaborateurs les bénéfices suivants :

• Amélioration de la longévité du véhicule,
• Maximiser la valeur résiduelle du véhicule,
• Garantir la sécurité des conducteurs durant leurs déplacements.

Le respect des échéances d’entretien gratifiera le gestionnaire de parc d’une meilleure gestion des coûts directs et indirects. En disposant de véhicules entretenus, il sera en mesure de planifier les entretiens et les interventions techniques sur l’ensemble des véhicules du parc tout en échappant à des frais de maintenance supplémentaires. Les différentes offres Feu Vert Entreprises proposées aux professionnels permettent d’optimiser l’entretien des véhicules d’une flotte tout en bénéficiant de tarifs préférentiels. Ces formules à la carte sont en adéquation avec les besoins des différentes flottes de véhicules, quel que soit le type de véhicule qui les composent.

Sensibilisation des conducteurs à la préservation de leur véhicule

Tout aussi important que l’entretien et la maintenance des véhicules, l’attitude du collaborateur vis-à-vis de sa voiture de fonction entre en ligne de compte dans la gestion du parc. Cette attitude de bienveillance passe essentiellement par la préservation du véhicule dans un bon état. En effet, chaque conducteur de la société doit prendre soin de son véhicule de fonction tout en étant capable de repérer diverses anomalies. Il est tout à fait possible de faire signer une charte afin d’encadrer l’usage des différents véhicules de société. C’est l’occasion de rappeler aux collaborateurs leurs devoirs mais aussi leurs droits et le fait qu’ils peuvent contacter le gestionnaire de flotte à tout moment en cas de problème avec l’usage d’un véhicule.

Le gestionnaire de parc devra mener une campagne de sensibilisation auprès des collaborateurs afin de les former sur la vérification régulière des niveaux du moteur (huile, freins, liquide de refroidissement et lave-glace) ainsi qu’un contrôle mensuel de la pression d’air des roues du véhicule et de l’état des pneumatiques.

Par ailleurs, chaque collaborateur sera tenu d’avertir sans délai le gestionnaire de flotte dès l’apparition d’un voyant inhabituel au tableau de bord ou bien d’un bruit anormal à la mise en route du moteur.

Ces actions permettent ainsi de garantir la sécurité du collaborateur à bord et de réaliser des économies de carburant tout en préservant le conducteur de pannes mécaniques importantes pouvant immobiliser plusieurs jours son véhicule. C’est pourquoi il est nécessaire de sensibiliser les employés afin qu’ils se sentent impliqués dans le bon fonctionnement de la flotte automobile de l’entreprise pour laquelle ils travaillent.

Limitation du nombre de fournisseurs

Selon la taille du parc automobile,le gestionnaire de parc peut faire appel à un nombre plus ou moins important de fournisseurs. Pour parfaire la gestion d’une flotte, nous recommandons de réduire le nombre de fournisseurs de la société et de se limiter à quelques-uns dans les domaines suivants : concessionnaires, sociétés de leasing, pétrolier, spécialistes de l’entretien et de la maintenance de véhicules, pneumaticiens, compagnies d’assurance, etc. En opérant ainsi, le gestionnaire de parc gagnera en simplicité de gestion, mais également en pouvoir de négociation.

En confiant la totalité de votre flotte à ces fournisseurs triés sur le volet, ces derniers vous proposeront plus facilement des tarifs avantageux impactant directement les finances de la société.

Désormais, le gestionnaire de parc est en mesure de réaliser des changements sur ces différents postes de dépenses et de maintenir leur performance sur le long terme grâce à un pilotage.

Observation et pilotage du parc auto au quotidien

Un autre élément à prendre en compte dans une démarche d’optimisation de sa flotte automobile est l’observation d’indicateurs de performance et le pilotage du parc à l’aide d’un logiciel de gestion de flotte.

En ayant recours à un logiciel de gestion adéquat, le gestionnaire de flotte aura la possibilité de suivre sur une même interface de nombreux indicateurs de performance comme :

• La valeur résiduelle de la flotte de véhicules professionnels,
• Les consommations de carburant,
• Le suivi kilométrique,
• Les dépenses en pneumatiques,
• Ainsi que l’accidentologie du parc.

Par ailleurs, le logiciel de gestion de flotte intègre d’autres fonctionnalités de pilotage telles que les alertes personnalisées. En les configurant, le gestionnaire de parc sera automatiquement averti par voie électronique à l’approche d’un entretien périodique ou d’une limite kilométrique d’un véhicule ainsi qu’en cas d’utilisation abusive des cartes carburant. Il pourra ainsi intervenir rapidement afin d’éviter toute dérive budgétaire, de planifier une révision ou le renouvellement d’un véhicule.

En s’appuyant sur cet outil informatique, la gestion de la flotte automobile sera simplifiée tout en étant plus performante. Le Gestionnaire de Parc visualisera, en un coup d’œil, les facteurs pénalisant son activité de gestion.

En identifiant chaque poste de dépenses et en les réévaluant au plus juste, le gestionnaire de parc parviendra à optimiser son quotidien et, donc, sa productivité tout en affichant d’excellents résultats sur de nombreux aspects (au niveau financier, sur l’état du parc auto et sur le bien-être des Collaborateurs de l’entreprise). L’optimisation de la gestion de flotte pourra se poursuivre vers l’adoption de nouveaux services de mobilités comme l’autopartage ou le covoiturage favorisant encore l’allègement du coût global de détention (TCO). De plus, ces initiatives en matière de mobilités novatrices sont valorisables auprès des employés. En effet, de plus en plus de personnes sont sensibles aux entreprises qui agissent de manière concrète en faveur du développement durable.