Souscrire une assurance de flotte automobile est une décision importante puisqu’il s’agit d’un des principaux postes de dépense pour l’entreprise (≃ 10% du TCO). Ce type d’assurance a été pensé pour toutes les entreprises, aussi pour les TPE / PME que pour les Grands Comptes, dans l’optique de rationaliser les coûts d’assurance de la flotte de véhicules professionnels.
En détail, un contrat d’assurance de flotte d’entreprise vous sera généralement proposé dès que l’entreprise possède ou utilise au moins 4 véhicules motorisés. Il peut très bien s’agir de voitures de tourisme, de véhicules de service, de deux-roues, d’utilitaires, d’engins de chantier ou de tout autre véhicule professionnel. Alors parmi la multitude d’offres d’assurance de flotte existantes, comment réussir à faire son choix ?
Dans l’optique de choisir la meilleure assurance de flotte possible, vous devrez adopter la démarche suivante :
- Définir, en premier lieu, vos besoins,
- Choisir le bon interlocuteur avec la meilleure offre d’assurance,
- Solliciter également votre loueur en cas de Location Longue Durée (LLD).
L’assurance auto pour une flotte professionnelle : qu’est-ce que c’est ?
Un contrat d’assurance de flotte revêt des caractéristiques spécifiques. En premier lieu, le souscripteur doit être propriétaire d’au moins trois à cinq véhicules pour pouvoir ouvrir un contrat et une couverture auto groupée. C’est donc un contrat ouvert principalement aux entreprises et aux collectivités, bien que les particuliers puissent en faire la demande. Aujourd’hui, et depuis la loi LOM et les nouvelles dispositions concernant la TVS, ces contrats prennent en charge les véhicules électriques et les flottes d’autos hybrides.
Ces conventions concernent des catégories variées de véhicules : auto de tourisme, scooters, utilitaires ou encore poids lourds.
Dans un contrat de flotte, les conducteurs ne sont pas toujours définis au contrat, ce qui conduit la législation à catégoriser ces contrats en deux :
- les contrats de flotte fermée : dans ce cas de figure, le nombre et les caractéristiques des véhicules sont connus. Pour intégrer une nouvelle auto à la couverture de la flotte, il faudra augmenter le montant de la franchise d’assurance ;
- les contrats de flotte ouverte : avec cette option, les types d’autos et leur nombre ne sont pas mentionnés. Généralement, ces accords concernent les flottes très importantes, qui dénombrent plus de 50 véhicules.
Les contrats d’assurances de flottes automobiles permettent de maîtriser son budget de protection, d’endosser sereinement sa responsabilité civile en cas d’accident, de conserver une flotte d’autos constamment en état et de toujours pouvoir mener à bien son activité (en obtenant un véhicule de remplacement en cas de sinistre, par exemple). Elle offre également de limiter les risques engendrés par son activité professionnelle, en s’assurant lors d’un accident ou d’un sinistre qui concerne même les particuliers. C’est donc un outil central de la gestion de sa flotte auto, notamment depuis les récentes évolutions en 2022 du plan de mobilité employeur.
Notez que certains assureurs ouvrent leurs contrats d’assurance de flotte aux particuliers propriétaires de plusieurs voitures. Lorsqu’il possède entre trois à cinq autos, un particulier peut regrouper sous un même contrat d’assurance ses protections automobiles. L’assistance en cas de sinistre ou de vol est alors identique aux conventions pour les voitures individuelles, mais les assureurs requièrent généralement que le conducteur principal soit dûment mentionné au contrat. Si la responsabilité civile et les risques principaux sont alors couverts, il n’existe pas de bonus/malus avec une assurance de flotte, même pour un particulier.
La souscription à un contrat d’assurance pour sa flotte auto peut intervenir à divers moments de son activité professionnelle. Néanmoins, elle est vivement conseillée dès lors que l’entreprise détient ou loue plus de quatre véhicules.
Définir ses besoins
Par le biais d’un contrat unique (et d’une seule prime d’assurance), l’assurance de flotte permet de simplifier la gestion de votre parc de véhicules d’entreprises. Néanmoins, il est nécessaire de connaître exactement ses besoins pour faire le bon choix.
Dans un premier temps, vous devrez définir les véhicules professionnels que vous souhaitez assurer notamment si votre parc compte moins de 50 véhicules. Autrement, vous avez la possibilité d’opter pour un contrat d’assurance dit « ouvert ». Ce dernier couvre la totalité des véhicules de votre flotte même si leur nombre ou leurs caractéristiques ne sont pas connus par l’assureur.
Ensuite, la majorité des compagnies d’assurances vous proposera le socle obligatoire. Plus précisément, il s’agit de l’assurance en responsabilité civile ou « au tiers » qui indemnisera les tiers contre les dommages corporels ou matériels causés par un Conducteur et son véhicule. À cela, un large choix de garanties optionnelles pourra s’ajouter. Vous pourrez donc personnaliser votre contrat d’assurance de flotte avec :
- La garantie « Dommages tous accidents »,
- Les garanties « Vol », « Incendie » et « Bris de glace »,
- La garantie corporelle des conducteurs,
- L’assurance transport,
- la prise en charge de la responsabilité civile des salariés conducteurs ;
- la garantie « pertes financières » en cas de sinistre, qui permet de couvrir les autos en LDD ou LOA ;
- des garanties annexes et étendues : assistance 24/24 et 7/7 en cas d’accident, le prêt d’autos de courtoisie ;
- Etc.
Également, vous devrez porter votre attention sur les trois éléments suivants :
- L’assistance proposée par votre assurance : prévoit-elle un rapatriement du véhicule dans le centre auto de votre choix ? Une participation financière à la réparation du véhicule ? Ou un véhicule de remplacement ?
- La franchise : est-elle absolue, fixe ou kilométrique ? Quel serait son montant en cas de sinistre ?
- La protection juridique, ou garantie défense-recours : couvre-t-elle les frais de défense devant un tribunal ? Vous fait-elle bénéficier de conseils de la part d’un avocat en cas de procès ? Ou d’une prise en charge des honoraires de ce dernier ?
Quelle que soit la catégorie juridique des contrats d’assurance de flottes auto, la responsabilité civile est constamment garantie et ce, pour tous les véhicules du contrat, peu importe les accidents et les dommages matériels et corporels engendrés sur des tiers. L’assurance en responsabilité civile est la seule obligation à l’établissement de son assurance de flotte. Les autres garanties consistent en des options (elles sont au choix de l’entreprise), mais certaines sont véritablement incontournables : la protection juridique, la prise en charge des préjudices corporels des conducteurs, l’accompagnement médical et psychologique des victimes et des salariés, etc.
Il est vivement préconisé aux professionnels du transport de marchandises qui mettent en place un ou plusieurs accords de flotte de faire figurer au contrat le descriptif des produits couverts en cas d’accident ou de sinistre. Le contrat d’assurance, qu’il soit fermé ou ouvert, peut par exemple comprendre un paragraphe mentionnant le type de marchandise, sa valeur et les risques pris par les conducteurs dans le cadre des activités d’acheminement.
Choix de l’interlocuteur
Pour avoir une idée précise et technique des protections d’assurances auto qui existent et de vous assurer que votre contrat couvrira tous vos besoins, il est vivement conseillé de demander un devis auprès d’un ou plusieurs assureurs spécialisés. Sachez que les protections pour flottes autos sont des conventions qui sont habituellement négociées entre les assureurs et leurs clients. Il s’agit d’accords flexibles, que l’on peut moduler au niveau des options comprises, ainsi que du montant de la franchise. Prendre appui sur plusieurs devis provenant de divers assureurs est un appui conséquent dans ses négociations.
Afin de choisir la meilleure offre d’assurance de flotte, vous allez devoir trouver l’interlocuteur capable de formuler cette dernière. Pour cela, vous avez la possibilité de vous tourner vers des comparateurs d’assurances en ligne, vers votre assureur actuel ou encore vers un courtier spécialiste.
Utiliser les comparateurs d’assurance en ligne
À l’heure actuelle, vous avez à votre disposition de nombreux outils pour bénéficier d’une assurance de flotte automobile au meilleur prix. Par exemple, les comparateurs d’assurance en ligne vous permettront d’accéder, en quelques clics, à une multitude d’offres de différentes compagnies d’assurances.
Depuis votre poste de travail, vous n’aurez qu’à sélectionner les offres d’assurance de flotte répondant au plus près à vos besoins. Une comparaison objective sera, par la suite, nécessaire pour choisir l’offre la plus avantageuse pour l’entreprise.
Profiter de ces services en ligne est synonyme, pour vous, de gain de temps. Effectivement, vous ne serez pas contraint de vous déplacer pour obtenir plusieurs devis de différents assureurs. Tout se passe sur Internet en quelques minutes.
D’autre part, les tarifs proposés sur ces comparateurs en ligne sont négociés avant leur mise en ligne. Les éditeurs de ces outils réussissent à obtenir des prix préférentiels grâce à leur forte notoriété sur Internet (trafic, visibilité, etc.).
Enfin, vous bénéficierez d’une autonomie totale dans cette démarche. Vous aurez la liberté de souscrire auprès de l’assureur de votre choix, au moment opportun, ou de prendre le temps de la réflexion. Cependant, vous pouvez obtenir de l’aide de la part de votre assureur en ligne au travers de votre espace client, par téléphone, par e-mail ou directement via les réseaux sociaux.
Opter pour votre assureur actuel
Pour les locaux de l’entreprise, votre Direction a déjà souscrit une assurance auprès d’une compagnie. Vous pouvez profiter de cette opportunité pour assurer votre parc de véhicules professionnels chez ce même assureur.
Grâce à une relation de confiance établie, votre conseiller en assurance s’impliquera davantage dans votre recherche d’assurance de flotte automobile. Il vous proposera alors l’offre la plus adaptée à vos besoins actuels.
De plus, cette fidélité envers lui se traduira par une meilleure connaissance de votre organisation (fonctionnement de l’entreprise, typologie des véhicules de flotte, etc.). Afin de vous conserver en tant que client, il sera aussi plus enclin à vous proposer des tarifs d’assurance compétitifs ou à vous accorder une remise supplémentaire exceptionnelle.
D’autre part, il endossera le rôle de conseiller de façon à vous diriger vers l’offre d’assurance la plus adaptée à la situation présente. Il répondra à vos interrogations tout en tenant compte de vos contraintes et autres difficultés organisationnelles.
Toutefois, votre conseiller d’assurance sera limité à son portefeuille d’offres. Effectivement, il sera en mesure de vous proposer uniquement des offres d’assurance de flotte émanant de sa compagnie tant au niveau de la couverture, des garanties que du tarif.
Solliciter l’aide d’un courtier spécialisé en assurances professionnelles
Troisième solution pour trouver la meilleure assurance de flotte, c’est d’avoir recours à un courtier en assurances professionnelles. En tant qu’expert, il commencera par réaliser un audit de la situation actuelle de votre flotte d’entreprises. Plus précisément, il tiendra compte des éléments suivants pour sa recherche :
- Les types de véhicules à assurer,
- Le nombre de véhicules professionnels que totalise votre parc,
- Les sinistres récents dans l’entreprise,
- Etc.
Ce premier échange est également l’occasion, pour lui, de déterminer avec précision vos besoins. C’est à dire :
- Les garanties souhaitées,
- Le type d’assistance,
- Le budget alloué,
- Etc.
C’est à la suite de cette entrevue que le courtier se lancera à la recherche d’offres d’assurance professionnelle auprès de différentes compagnies. A posteriori, il se chargera d’effectuer une première sélection des propositions reçue en vue de vous proposer seulement les offres d’assurance de flotte les plus compétitives et répondant à vos critères.
Confier la recherche d’une assurance de flotte à un courtier s’avère être bénéfique aussi bien pour votre activité de gestionnaire que pour l’entreprise :
- Au niveau de votre productivité : en déléguant ces recherches, vous parviendrez à dégager du temps pour d’autres tâches plus importantes de votre quotidien,
- En termes de budget : grâce à l’étendue de sa recherche et de ses qualités de négociateur, le courtier en assurances professionnelles sera à même d’obtenir plus facilement des tarifs avantageux pour votre flotte d’entreprise. Avant de vous présenter une offre d’assurance, il veillera à vous obtenir le meilleur tarif pour cette dernière par le biais d’une négociation en amont,
- Sur le plan de l’accompagnement : au-delà de son rôle d’intermédiaire, le courtier joue le rôle de conseiller en vous accompagnant jusqu’à l’adhésion à l’assurance de votre choix.
De cette façon, vous êtes certain de bénéficier de la meilleure couverture pour votre parc automobile en matière d’assurance professionnelle tout en optimisant le budget consacré à ce poste de dépenses.
Se tourner finalement vers son loueur
Si une partie ou la totalité de votre flotte automobile est en Location Longue Durée (LLD), vous avez parfaitement la possibilité de l’assurer auprès de votre loueur. Effectivement, de plus en plus de loueurs étendent leurs services avec, par exemple, la prise en charge de l’assurance des véhicules loués.
Le premier avantage de confier l’assurance de votre parc de véhicules professionnels à un loueur réside dans la simplicité des démarches d’assurance. Ce dernier s’occupera entièrement des formalités administratives comme le transfert éventuel d’assurance, etc.
Ensuite, votre loueur dispose d’une parfaite connaissance de votre flotte d’entreprises. Il sera en mesure de vous proposer l’offre la plus adaptée à votre contrat de location. De plus, il pourra vous assister dans la gestion des sinistres lors du rapatriement du véhicule, de la réparation de ce dernier ou encore pour trouver un véhicule de remplacement rapidement. Une aide fort appréciable !
Également, vous parviendrez à maîtriser vos coûts de gestion avec l’aide du loueur. Ensemble, vous pourrez abaisser les coûts directs et indirects comme la prime d’assurance, mais également réduire la sinistralité dans l’entreprise par une meilleure prise en compte des facteurs à risque.
Dernier atout de préférer votre loueur pour l’assurance de votre parc automobile, c’est la gestion de parc simplifiée et optimale. Cela se traduit notamment par :
- Un gain de temps sur de nombreuses tâches du quotidien,
- Un interlocuteur unique,
- Une négociation envisageable,
- Des prestations annexes ajoutées, gratuitement ou à prix préférentiel, au contrat,
- Etc.
Après avoir choisi méticuleusement le meilleur contrat d’assurance de flotte existant, il est important d’effectuer un suivi de ce dernier ainsi qu’un reporting de l’évolution de la sinistralité en entreprise. Cela vous permettra d’adapter, en conséquence, votre contrat d’assurance de flotte dans l’optique de parfaire le pilotage de votre gestion de flotte (optimisation des coûts de gestion, choix de services, etc.).
