Gestion de flottes : comment mutualiser vos contrats ?

Gérer une flotte de véhicules professionnels implique, systématiquement, la gestion des contrats de location, de crédit, d’assurance ou encore d’entretien et de maintenance. En fonction de la taille du parc auto, gérer l’ensemble de ces contrats peut s’avérer complexe sur le long terme notamment si le parc tend à se développer.

Afin de se décharger de cette gestion délicate, le Gestionnaire de Parc a la possibilité de regrouper ces nombreux contrats tout en gardant le contrôle sur ces postes de dépenses. Deux méthodes de regroupement de contrats existent, Feu Vert Entreprises vous les présente ci-dessous tout en précisant les avantages ainsi que les limites d’une telle démarche.

Par le mode d’acquisition des véhicules d’entreprise

Tout d’abord, le mode de constitution du parc automobile peut faire l’objet d’une mutualisation de contrats. C’est notamment le cas, par exemple, de la Location Longue Durée (LLD) de véhicules professionnels et d’utilitaires légers.

Outre la mise à disposition de véhicules récents, ce mode de location inclut généralement des services supplémentaires comme l’assurance, l’entretien et la maintenance des véhicules. Si vous avez souscrit un contrat de location longue durée auprès d’une société de leasing, cette dernière vous a certainement proposé d’intégrer ces différentes prestations au contrat.

Ainsi, le loyer mensuel englobera la location du véhicule, les frais d’assurance et d’entretien (dont les révisions programmées et le remplacement de pneumatiques). Le Gestionnaire de Parc se retrouvera à gérer un seul et unique contrat au tarif préalablement défini lors de la signature.

Cette solution présente donc un avantage : la centralisation et donc une charge de travail moindre, mais bien souvent aussi un coût supplémentaire par rapport aux autres solutions de financement de parc évoquées ci-dessous.

À l’inverse, les perspectives de mutualisation de contrats en cas de véhicules professionnels achetés au comptant ou à crédit sont totalement différentes. En effet, ce mode d’acquisition n’offre pas la possibilité de regrouper plusieurs contrats puisqu’aucun service additionnel (assurance, entretien et maintenance, etc.) ne figure dans l’acte de vente du véhicule. Le Gestionnaire de Parc devra alors se tourner vers une mutualisation des contrats de même nature.

Par le regroupement de contrats de même nature

Deuxième possibilité, le Gestionnaire de Parc peut décider de réunir au sein d’un contrat unique ou bien auprès d’une même enseigne / compagnie plusieurs contrats de même nature.

Cette liberté de choix ne peut se faire que si :

• La société de leasing n’ajoute pas au contrat des prestations supplémentaires comme l’assurance ou encore l’entretien et la maintenance des véhicules,
• Ou l’entreprise, par le biais du Gestionnaire de Flotte, est propriétaire de sa flotte automobile (achat des véhicules professionnels au comptant ou à crédit).

En procédant ainsi, le Gestionnaire de Parc sera détenteur d’un seul contrat pour chaque poste de dépenses de son parc auto (assurance, entretien, carburant, etc.). Par exemple, les compagnies d’assurance proposent aux Gestionnaires de Flotte un contrat spécial « Flotte automobile » à condition que leur parc soit à minima constitué de 5 véhicules. Ainsi, l’ensemble du parc automobile de la société sera assuré sous un seul et même contrat tout en bénéficiant des garanties communes ou propres à chaque véhicule.

Ce regroupement de contrats de même type confère ainsi une certaine praticité au Gestionnaire de Parc, praticité qui figure d’ailleurs parmi les nombreux avantages de cette démarche.

Avantages et limites de la mutualisation de contrats

De nombreux Gestionnaires de Parc optent pour un mode de gestion distinct de chaque contrat, de façon à optimiser les cotisations et à communiquer simplement avec les différents interlocuteurs tout en gardant un pouvoir de négociation. Feu Vert Entreprises détaille, à présent, ces avantages et les limites de cette démarche de regroupement de contrats.

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Un interlocuteur unique

Premièrement, cette démarche permet de simplifier la communication avec la société de services comme, par exemple, une enseigne de réparation rapide ou une compagnie d’assurance. En effet, cette dernière mettra à votre disposition un interlocuteur attitré qui sera chargé de vous accompagner durant toute la durée du contrat. Ainsi, ce contact principal apprendra à vous connaître au fil des échanges et en s’appuyant sur votre dossier. Il se chargera également de répondre à vos interrogations en vous apportant une réponse adaptée à votre situation et en tenant compte de vos contraintes quotidiennes.

Par conséquent, cet échange relationnel entre le Gestionnaire de Parc et son chargé de compte sera bénéfique et permettra au Gestionnaire de simplifier les nombreuses démarches administratives de façon à améliorer son quotidien. Ce dernier pourra ainsi se concentrer davantage la gestion et l’optimisation de son parc auto.

Une simplification des démarches

En lien direct avec le premier avantage, le regroupement de contrats permet de faciliter les démarches et autres formalités administratives grâce à la mise à disposition d’un chargé de compte. Ce dernier connaîtra parfaitement son dossier et pourra y accéder plus rapidement afin d’ajouter un service supplémentaire à ce contrat, de moduler les garanties sur un véhicule en particulier ou sur l’ensemble du parc, mais également lors de la révision des cotisations et loyers.

Le Gestionnaire de Parc pourra ainsi se soustraire de ces tâches parfois longues, chronophages et sans valeur ajoutée comme la souscription d’une assurance pour un véhicule récemment acquis afin de se concentrer sur le cœur de son activité : perfectionner la gestion de sa flotte de véhicules d’entreprise et en améliorer son efficacité.

Des contrats plus performants

Enfin, la mutualisation de vos contrats augmentera nettement la performance du contrat principal. En confiant l’ensemble de votre flotte automobile à un seul prestataire, vous permettrez à votre entreprise de bénéficier de tarifs avantageux. En effet, le chargé de compte sera plus enclin à vous proposer des mensualités plus basses dans l’optique de vous fidéliser.

Enfin, ne perdez pas de vue que la taille de la flotte de véhicules a son importance dans le pouvoir de négociation. Plus le parc sera important, plus intéressantes seront les négociations et, par conséquent, les remises accordées. Étant principalement d’ordre financier, ces dernières peuvent également porter sur l’ajout au contrat de services supplémentaires gracieusement offerts ou à prix préférentiel.

Avant de s’engager auprès d’un prestataire, le Gestionnaire de Flotte est libre de comparer les différents devis reçus. Le Gestionnaire de Parc devra alors étudier, minutieusement, chaque proposition commerciale et en particulier la tarification ainsi que les conditions de garanties proposées (franchises, indemnisation, etc.). En plus, il peut espérer un effort commercial supplémentaire de la part des sociétés contactées en faisant jouer la concurrence. À la suite de cette étude, le Gestionnaire s’orientera vers le prestataire offrant le plus de souplesse et présentant le plus grand intérêt.

À l’inverse, un contrat de Location Longue Durée (LLD) englobant l’assurance et l’entretien des véhicules à disposition des Collaborateurs de l’entreprise limitera le pouvoir de négociation du Gestionnaire de Parc. En effet, ce dernier ne pourra traiter qu’avec un seul interlocuteur – le loueur – et uniquement d’un point de vue global. La durée du contrat, synonyme d’engagement, jouera en défaveur du Gestionnaire de Flotte puisqu’elle restreint un peu plus son champ d’action notamment au niveau de la mise en concurrence.

Enfin, ce regroupement de contrats peut avoir un effet dommageable sur la qualité des garanties proposées par le prestataire. À titre d’exemple, le Gestionnaire de Parc souscrit un contrat d’assurance auto auprès de la compagnie couvrant déjà les locaux de l’entreprise. Ce second contrat chez cet assureur n’offrira pas nécessairement une couverture complète et donc des garanties optimales et adaptées aux besoins du parc auto, notamment si la compagnie d’assurance en question s’est spécialisée dans un domaine bien précis (par exemple, les locaux commerciaux ou l’automobile). Dans ce cas-là, Feu Vert Entreprises conseille aux Gestionnaires de Flotte d’opter pour deux assureurs distincts, chacun avec sa spécialité.

En réalisant cette démarche de mutualisation, le Gestionnaire de Parc disposera ainsi d’une vision globale sur les coûts liés à son parc auto notamment en matière d’assurance, d’entretien et de maintenance ou encore d’équipements indispensables à l’activité des Collaborateurs. Par ailleurs, cette démarche s’inscrit dans un processus d’optimisation d’une gestion de flotte automobile au même titre que les pneumatiques, le carburant ou encore la mise en place de l’éco conduite au sein de l’entreprise.