Un bon logiciel de notes de frais permet aux clients professionnels d’adopter des processus automatisés. Pré-remplissage, diminution des erreurs et structures des notes de frais, ces solutions numériques permettent de gagner du temps et de simplifier les processus de remboursement des frais professionnels.
Le traitement manuel des notes de frais est loin d’être idéal pour les entreprises, dont la tâche peut devenir fastidieuse et propice aux erreurs de traitement. Face aux nombreux outils qui s’offrent aux gestionnaires, le choix n’est pas forcément évident. Feu Vert vous livre son top 5 des meilleurs logiciels de notes de frais.
N2F : 5 minutes sur une note
Le logiciel N2F est idéal pour les PME dans le cadre de la gestion des frais professionnels. L’outil présente une interface avec des tableaux intuitifs et faciles à utiliser par les clients. Sur le logiciel, une note de frais se remplit rapidement et l’outil propose une prise en charge de l’envoi des documents aux services comptables (qui disposent de leur propre interface).
Les utilisateurs peuvent aussi opter pour une fonctionnalité innovante qui consiste à prendre en photo la note de frais et d’éviter la saisie manuelle. Avec un scan intelligent, le logiciel extrait les informations pertinentes du document : date, montant, TVA, montants HT, vendeur, volume de carburant ou même type de repas. Sur l’interface, les indemnités kilométriques sont automatiquement calculées.
N2F propose aux utilisateurs une déclinaison de l’outil sur smartphone et une application permettant de consulter en quelques secondes l’approbation des notes de frais, la validation du remboursement et l’obtention des tableaux analytiques personnalisés pour chaque professionnel.
Jenji : la gestion en temps réel
Jenji est une solution automatisée de saisie des notes de frais qui dispose d’un logiciel sur ordinateur, d’un accès Cloud et d’une application native disponible sur Google Play et Apple Store.
L’interface convient à une utilisation par le collaborateur en déplacement, le responsable financier et le service comptable. Le logiciel vise à optimiser la gestion des notes de frais : création, transmission, contrôle, traitement du remboursement.
Jenji propose également un accompagnement à ses clients en vue de rédiger une politique de dépense claire à destination de leurs collaborateurs. La structuration du cadre des frais professionnels permet alors aux salariés d’être plus rapides et performants dans l’élaboration de leurs notes de frais.
Avec Jenji, il est aussi possible de numériser les reçus et les justificatifs afin de les envoyer électroniquement au service comptable en même temps que les notes de frais.
Le logiciel propose des fonctionnalités plus ou moins importantes selon le prix de l’abonnement. Il est possible d’obtenir de ses techniciens,une analyse globale des dépenses en vue d’optimiser ses processus budgétaires (avec l’offre Jenji Avisor Suite). Conçu comme un outil complet, Jenji propose le paiement simplifié via son offre Jenji Play, un portail utilisateur de connexion à l’interface (Jenji Connect) et même un service d’archivage numérique (Jenji Vault).
Concur et la gestion rationalisée des notes de frais professionnelles
Concur a de nombreux avantages et de très bons avis de la part des utilisateurs, il est ainsi comparable à l’outil Cleemy ou Spendesk. Il se spécialise dans la gestion des notes de frais et déplacements professionnels via une interface mobile et simple d’utilisation.
Avec l’application, il est possible de créer et de soumettre de manière instantanée ses notes de frais directement depuis son téléphone. L’application mobile est gratuite et offre des fonctionnalités de gestion des notes de frais ou même de réservation de voyage.
Concur offre la possibilité de photographier ses justificatifs et de les inclure dans sa note de frais numérique, ce qui permet d’éviter les retards de traitement. Le logiciel contrôle, valide ou invalide la note de frais selon des critères, faisant gagner un temps considérable aux services comptables.
Les offres premium de Concur permettent l’analyse des données en vue d’améliorer le reporting interne de ses entreprises clientes, ce qui leur permet d’obtenir un point de vue global des dépenses de leur entreprise.
Expensya : une solution sur-mesure
Expensya propose un logiciel de création et de gestion des notes de frais adaptées aux indépendants, aux TPE, aux start-ups, aux PME ainsi qu’aux multinationales. Par exemple, les PME ont accès à une application mobile qui permet un suivi de leurs dépenses professionnelles en temps réel. Les multinationales peuvent accéder à une solution complète incluant la dématérialisation des notes de frais, des contrôles précis pour leur validation et des tableaux de bord interactifs.
Il est d’ailleurs possible de paramétrer ses cartes et de créer diverses catégories de budget. L’intégration comptable est automatisée et les utilisateurs ont accès à un workflow mis à jour de la validation des dépenses.
Les abonnements premium d’Expensya permettent de superviser l’intégralité des dépenses de l’entreprise. Plus qu’un logiciel de notes de frais, Expensya permet aux utilisateurs d’accéder à un accompagnement de la gestion des frais généraux (administratifs, management, etc). Le logiciel permet aussi de récupérer automatiquement les factures électroniques et de les saisir dans l’application.
Expensya offre également un calcul automatisé des frais kilométriques basé sur les barèmes à jour pour les voitures de fonction, motos d’entreprise et même vélos. Ses fonctionnalités sont très appréciées des gestionnaires de flotte automobile.
Eurécia : élu service client 2023
Eurécia, c’est une solution qui a d’excellents avis en ligne et qui permet de diviser par deux le temps de traitement et de remboursement des notes de frais. Grâce à la reconnaissance automatique, l’outil traite et analyse les justificatifs, le type de dépense, le montant, la date, etc.
Avec Eurécia, la gestion comptable des notes de frais est considérablement fluidifiée. Le logiciel prend aussi en charge le calcul du montant des titres restaurant, du taux de change et propose des reportings de dépenses. Cette fonctionnalité est également disponible avec Spendesk ou Cleemy, mais sous un autre aspect.
Selon l’abonnement et son prix, on obtient également plus de fonctionnalités à disposition des utilisateurs, dont : un contrôle légal de ses processus de traitement, un historique, l’analyse de ses données comptables et les barèmes kilométriques de l’année. L’accès à son espace et aux tableaux de bord est possible, même en déplacement.
