Tableau de bord gestion de parc Excel : avantages et limites

Répertorié en tant que tableur, le logiciel Microsoft® Excel fait toujours l’unanimité chez un grand nombre de Gestionnaires de flotte et confrères pour la gestion de leur parc automobile, quelque soit la taille de ce dernier (10, 20, 50, 100 véhicules professionnels à gérer et bien plus). Alors pourquoi cet engouement pour l’outil Excel ? Quels avantages offrent cette solution ? Et sur quels points, le logiciel Excel est-il perfectible ?

L’objectif de cet article est de vous exposer les atouts de Microsoft® Excel ainsi que ses limites, dans le cadre bien particulier d’une gestion de flotte d’entreprises.

Avantages du tableur Microsoft® Excel

Excel reste, encore à l’heure actuelle, apprécié des managers de petites flottes automobiles (moins de 20 véhicules), mais également par les Gestionnaires de parc au nombre conséquent de véhicules professionnels à chapeauter. Il faut dire que le logiciel tableur, conçu par l’éditeur Microsoft®, présente de nombreux avantages.

Fourni avec la suite Microsoft® Office

Tout d’abord, les Gestionnaires de parc choisissent d’utiliser Excel pour des questions économiques. En effet, ce logiciel de calcul ne nécessite nullement l’achat d’une licence supplémentaire puisqu’il est généralement inclus par défaut à la suite bureautique Microsoft® Office (Word, Powerpoint, Outlook, OneNote, Access, etc.). Par conséquent, son coût d’implémentation pour votre activité est relativement nul, ce qui n’est pas le cas en revanche pour un logiciel de gestion de flotte dédié.

Prise en main très simple

De plus, Excel est un outil informatique largement démocratisé au sein de toutes les entreprises modernes. Sa prise en main et ses possibilités sont bien connues de l’ensemble de vos Collaborateurs ainsi que par votre direction. Excepté une utilisation avancée de certaines fonctionnalités, il n’est pas obligatoire de suivre une formation en vue de pouvoir prendre en main Excel et l’utiliser correctement. Les acquis, obtenus tout au long de votre cursus scolaire et durant l’exercice de votre métier, seront amplement suffisants pour un usage conventionnel. Par ailleurs, de nombreux contenus pédagogiques et tutoriels pour Excel sont disponibles gratuitement en ligne par le biais du système d’aide inclus dans Excel, du support en ligne de Microsoft® ou de sites spécialisés (blogs, forums, vidéos YouTube).

Facilité de création et de gestion

Également, l’un des autres points forts d’Excel est sa grande souplesse de gestion. Outre le fait de personnaliser à souhait la mise en forme des données, vous pouvez très facilement :

• Fusionner des cellules,
• Effectuer des calculs basiques (addition, division, multiplication, soustraction),
• Déplacer des données d’une colonne vers une autre,
• Utiliser des fonctions de feuilles de calcul (si, rechercheV, rechercheH, concatener, remplacer, ecartype, moyenne, etc.),
• Créer des graphiques à partir de tableaux de données pour faciliter les prises de décision,
• Importer des données depuis un fichier (.txt, .csv, etc.) ou une autre application,
• Automatiser certaines tâches à l’aide d’une macro pour gagner en efficacité et en rapidité,
• Etc.

Limites de l’outil Microsoft® Excel

Bien que plébiscité par un grand nombre de vos confrères, le logiciel Microsoft® Excel montre assez rapidement ses limites.

Communication limitée avec des solutions tierces

Par défaut, un fichier Excel n’est pas prévu pour interagir avec des outils informatiques tiers comme les logiciels de comptabilité, de logistique ou de ressources humaines. En l’absence d’interaction et donc d’actualisation automatique des données, vous devrez alors saisir manuellement chaque nouvelle opération ou mouvement nouveau : révisions périodiques, interventions techniques, entrée/sortie du véhicule, attribution à un nouveau Conducteur, etc. Une rigueur de saisie est donc attendue faute d’une mauvaise interprétation des données.

Difficulté d’intégration de toutes vos données au sein du fichier

Malgré qu’Excel présente l’avantage de pouvoir afficher un grand nombre de données sur une seule et même page, vous pourriez être confronté à une problématique d’intégration de ces dernières au sein du fichier :

• Peut-être une surabondance d’informations ?
• L’utilité de certaines données pour votre activité ?
• Quel lien faire entre un type de donnée et un autre ?
• Etc.

Perte de lisibilité en cas de multiplication des colonnes

D’autre part, vous pourrez noter à terme des difficultés de lecture et d’actualisation de votre fichier Excel. Effectivement, plus votre parc automobile comptera de véhicules professionnels, plus vous risquez de multiplier le nombre de colonnes et de feuilles de calcul. Vous devrez donc « jongler » avec les filtres, les colonnes masquées et les tableaux croisés dynamiques en vue de garder une certaine clarté.

Impossibilité d’ajouter des pièces jointes

Contrairement à un logiciel de gestion de flotte, Excel n’offre pas la possibilité d’attacher des pièces jointes à vos feuilles de calcul. Plus précisément, vous devrez stocker les notes de frais de vos Collaborateurs, les permis de conduire de ces derniers et l’ensemble de vos documents administratifs dans un dossier séparé. Cette tâche de collecte, de tri et de classement exigera un effort supplémentaire de votre part et du temps en plus, vous détournant de votre cœur d’activité à savoir le pilotage d’un parc automobile.

Fiabilité et traçabilité des données

Outre la coédition en ligne (disponible avec un abonnement Office 365), l’absence de partage d’un fichier Excel entre vous et vos Collaborateurs vous obligera à créer plusieurs fichiers identiques, à les compiler par la suite tout en vérifiant l’exactitude des données mises à jour.

Par ailleurs, Excel manque de solutions en matière de traçabilité des données. Il vous sera alors impossible de déterminer quel Collaborateur a opéré des changements (ajout, modification ou suppression) sur un fichier en particulier, ni même de savoir s’il a utilisé la dernière version du fichier.

Choisir Excel pour gérer sa flotte de véhicules d’entreprises présente également un risque de sécurité pour vos données :

• Piratage : même s’il est possible d’ajouter un code à votre fichier, il est difficile de sécuriser les données qui circulent,
• Sauvegarde : en l’absence de système de sauvegarde automatique, vous devrez effectuer régulièrement une copie de votre fichier Excel,
• Perte / Dégradation : une mauvaise manipulation sur votre ordinateur peut causer la perte de votre classeur Excel ou bien le rendre inexploitable (fichier endommagé ou corrompu),
• Etc.

Nombre d’utilisateurs simultanés restreint

Initialement, Excel n’autorise l’accès à une feuille de calcul qu’à un seul utilisateur à la fois, mais depuis peu, la coédition en ligne est désormais possible grâce à Microsoft®. Cependant, cette fonctionnalité est uniquement disponible que si vous avez souscrit à un abonnement Office 365. À l’opposé, de nombreux éditeurs de logiciels de gestion de flotte inclut de base ce service multi-profils / multi-utilisateurs dans leurs outils.

Suivi et reporting limité

Dernièrement, Excel affiche des fonctionnalités réduites sur le plan du suivi de l’activité du parc ainsi qu’en matière de reporting. Concrètement, vous devrez nécessairement définir manuellement des indicateurs-clés de performance (KPI) de votre flotte d’entreprise.

Il en est de même pour la réalisation de tableaux et de graphiques. À partir d’un modèle existant ou vierge, vous construirez et façonnerez vous-même ces éléments de reporting. De plus, vous devrez impérativement les tenir à jour. Autrement, un retard de saisie des données peut entraîner la diffusion d’informations obsolètes induisant en erreur, votre Direction et vous, lors de la prise de décisions stratégiques.

Enfin, il vous sera impossible – via Excel – de définir des alertes ni même de générer l’envoi d’un e-mail automatique dans le but de vous prévenir d’un événement comme le remplacement prochain de l’un de vos véhicules de flotte, le dépassement kilométrique autorisé pour l’entretien de ce même véhicule ou bien l’expiration de son contrôle technique.

Sans totalement remplacer un logiciel de gestion de flotte dédié, l’outil Excel se présente comme une alternative intéressante pour gérer efficacement une flotte de véhicules professionnels en raison de sa simplicité et sa souplesse d’utilisation. En revanche, si vous souhaitez piloter votre parc automobile de l’achat jusqu’à la restitution des véhicules d’entreprises, nous vous suggérons de vous tourner vers un logiciel de gestion de flotte complet aux fonctionnalités avancées (reporting instantané, automatisation des diverses tâches chronophages et répétitives, intégration au système information de l’entreprise, etc.). Dans tous les cas, ce choix devra faire l’objet d’une réflexion approfondie qui tiendra compte de la taille de votre parc automobile actuel ainsi que de vos besoins et des fonctionnalités dont vous souhaitez bénéficier.