Nombre de Gestionnaires de Flotte d’Entreprise utilisent encore un fichier Excel pour piloter leur parc de véhicules. Certes Microsoft Excel demeure un outil puissant et facilement adaptable pour répondre à vos besoins. Cependant selon la taille de votre parc, vos différentes missions et vos enjeux, il deviendra vite limité et vous devrez alors vous tourner vers un logiciel de Gestion de Parc.

L’objectif de cet article est de vous accompagner dans la sélection de cet outil et de vous donner une vue exhaustive des principaux outils du marché.

Pour commencer : bien définir ses besoins

Comme vous avez sans doute pu le lire sur notre site, nous catégorisons les enjeux d’un Gestionnaire de Parc en 3 grandes catégories :

  • Les enjeux structurels de l’entreprise
  • Les enjeux du Gestionnaire de Parc
  • Les enjeux Utilisateurs (Conducteurs)

Le logiciel de Gestion de Parc est bien souvent à la croisée de ces enjeux, en effet il poursuit des objectifs variés, comme par exemple :

  • Améliorer le suivi des véhicules et donc réduire les coûts d’entretien
  • Simplifier la Gestion de Parc avec des alertes automatiques, des reportings, etc…
  • Sensibiliser les Conducteurs à l’entretien de leur véhicule, permettre la prise de RDV, etc…

Il s’agit donc de parfaitement connaître l’ensemble de ses propres enjeux pour bien définir ses besoins et sélectionner une solution adéquate qui ne se révèle pas trope complexe à utiliser au quotidien.

Pour cela, il est important de rédiger un cahier des charges afin de prendre le temps d’analyser ses besoins et de clairement définir les attendus en terme de fonctionnalité, il est conseillé si vous n’êtes pas à l’aise avec le sujet de vous faire accompagner.

Ci-dessous quelques pistes que nous avons pu identifier :

Mon besoinObjectif ?Fonctionnalité attendueImpacts opérationnels / logiciel
Entretenir mes véhicules selon le plan d’entretienDiminuer mon coût d’entretien de véhicule de sociétéAlerte à mes Conducteurs par email ou SMS1. Recueillir toutes les informations de mes Conducteurs
2. Pouvoir intégrer en masse mes Conducteurs
3. Avoir des alertes préparamétrées
4. Avoir des remontées kilométriques fiables
5. Pouvoir associer chaque Conducteur à une immatriculation
Permettre à mes Conducteurs de commander leur véhicule selon un périmètre définiGain de temps pour moi, Gestionnaire de ParcPortail de configuration des véhicules et connexion avec mon Loueur1. Avoir des profils de Conducteurs
2. Associer les véhicules et options au profil du Conducteur
3. Avoir une alerte post-configuration pour valider ou non celle-ci
Intégrer les lignes de prestations de mes prestataires dans mon ERP comptableGain de temps pour moi, Gestionnaire de ParcInterfaçage avec mes prestatairesTable de correspondance produits / prestations pour avoir une ventilation correcte des dépenses

D’autres besoins peuvent rentrer en ligne de compte : Gestion des dépenses carburant, Gestion des télépéages, Gestion de l’autopartage, Prise de RDV en ligne auprès de prestataires, Gestion des procès verbaux, Géolocalisation, Remontées d’informations du véhicule, Gestion du SIV, Gestion de l’assurance, Gestion des remises en état, Tableaux de bord plus ou moins poussés, Nombre d’utilisateurs, Type d’accès (SAAS, Desktop, Tablette, Smartphone…), Type ‘accompagnement attendu par le prestataire, Setup du logiciel et enfin le budget.

La sélection Feu Vert Entreprises

En vue de gérer votre flotte automobile d’entreprise ou de collectivité de façon optimale, Feu Vert Entreprises vous présente les principaux logiciels utilisés par les Gestionnaires de Parc Automobile. Chaque logiciel possède des spécificités propres et se différencie au niveau de la richesse des fonctionnalités proposées, de la simplicité d’utilisation ou en revanche de la profondeur de paramétrage, des conseils et de l’assistance de l’éditeur.

FleetWave by Chevin

FleetWave-logo

Optez pour un logiciel en lignecomplet et personnalisable, permettant d’harmoniser vos processus et améliorer vos performances. Gérez le cycle de vie complet de vos véhicules et actifs : approvisionnement, revente/restitution, entretien, carburant, sinistres, amendes, suivi budgétaire. FleetWave, c’est un outil de gestion intégré qui dialogue automatiquement avec vos portails fournisseurs : loueurs, pétroliers, réseaux d’entretien, télématiques…

Ses tableaux de bord intuitifs et paramétrables vous accompagnent dans l’analyse de votre flotte afin de vous permettre d’anticiper et de prendre des décisions éclairées rapidement.

Grace à l’application FleetWave Forms pour Android et iPhone, améliorez la communication avec vos conducteurs en situation de mobilité.

Lauréat de nombreux prix, le logiciel FleetWave est utilisé par 400 clients dans plus de 180 pays, avec plus d’un million de véhicules et autres actifs gérés.

Galerie FleetWave

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GAC Car Fleet

Gac Car FleetEn utilisant GAC Car Fleet, vous piloterez avec précision votre parc auto en accédant à l’ensemble des informations liées aux véhicules de fonction de vos Collaborateurs (historique, consommation, émission de CO2, maintenance et entretien) tout en maîtrisant les aspects de votre budget (suivi, budget prévisionnel, analyse du TCO).

Cette solution 100% web intègre la création de campagnes de communication avec vos Conducteurs par l’envoi d’e-mails ou de SMS : campagnes de sensibilisation et d’informations, relevés kilométriques ou envoi de rapports personnalisés. La mise en œuvre d’alertes et de la prévention de risques est intégralement configurable en fonction de vos besoins.

Galerie GAC Car Fleet

Visuel Gac Car Fleet

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Mapping Control by Optimum Automotive

Optimum AutomotiveSpécialiste du véhicule connecté labellisé Pass French Tech et Bpi Excellence, OPTIMUM AUTOMOTIVE est la seule plateforme de services à 360° visant l’optimisation des flottes automobiles.

Basé sur le Cloud et le Big Data, leur savoir-faire s’appuie sur 3 fondamentaux : une connaissance approfondie du TCO/TCM, une expertise dans la collecte et le traitement de Data volumineuses, et une expérience de 13 années dans les solutions de mobilité connectée.

Selon la typologie des véhicules, des conducteurs, des modes de gestion, l’activation de services adéquats permet d’optimiser la gestion, l’exploitation et les coûts des flottes automobiles professionnelles.

Des Services connectés à la carte :

  • Géolocalisation
  • Analyse de conduite
  • Gestion de Mission
  • Protection Vol
  • Gestion vie privée
  • Autopartage
  • Covoiturage
  • Gestion de parc connecté et optimisation de TCO…

Les services sont délivrés au travers d’une plateforme Web SaaS, accessible 24/24 depuis n’importe quel terminal et d’applications smartphone (manager et conducteur).

Testimonial Clients Mapping Control

Jean GARNIER – SODIAAL

Entre décembre 2015 et début 2018 chez Sodiaal, 236 des 1 070 conducteurs de VP et de VUL ont été formés et 130 ont vu leurs véhicules équipés d’une solution de télématique développée par Mapping Control. Chez ces derniers, l’économie de carburant a atteint 42 600 l, soit 52 000 euros d’économie entre fin 2015 et fin 2017. En CO2, le gain s’est établi à 698 t.

Autre bénéfice, seuls sept sinistres ont été à déplorer sur cette période avec uniquement des dommages matériels de faible valeur et des bris de glace. Grâce au plan de formation, SODIAAL a pu afficher une sinistralité en recul auprès de son assureur qui a consenti une baisse de sa prime de 15 % en juin 2016 et une de 10 % en 2017.

Frédéric RAMOS – HARMONIE MÉDICAL S.

Nous avons commencé à nous intéresser aux outils informatiques alors qu’Excel ne répondait plus à nos besoins. Nous avons cherché à déployer un logiciel de gestion de flotte et Mapping Control a mis en avant un outil qui allait au-delà de cette fonctionnalité ».

Alors que le budget annuel de la flotte s’élève à 1,6 million d’euros, Harmonie Médical Services, table sur 400 000 euros d’économies annuelles grâce à la télématique.
Une agence, à la tête de cinq véhicules, peut donc économiser jusqu’à 6 000€/an !

Galerie Mapping Control

Visuel-Mapping-control

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Phoenix by Phoenix Developpement

PhoenixPHOENIX DEVELOPPEMENT propose plusieurs services adaptés à l’organisation souhaitée par le client :

  • Gestion de flotte externalisée
  • Logiciel de gestion de flotte
  • Gestion partagée

Toutes ces prestations s’appuient sur le logiciel Phoenix. Accessible en mode SaaS, il est paramétré selon vos règles de gestion, votre Car Policy et s’interface automatiquement avec vos outils internes et tous les acteurs du marché (Pétroliers, Loueurs, Courtiers, Assureurs, Pneumaticiens, Télématiciens…).

Le logiciel propose notamment les fonctionnalités suivantes :

  • Gestion du workflow de commande
  • Gestion des catalogues (Base JATO)
  • Gestion des grilles des loueurs
  • Suivis automatiques du parc
  • Gestion automatique des amendes (ANTAI)
  • Traitement automatique des fichiers de factures fournisseurs
  • Contrôle des factures fournisseurs
  • Export automatique des coûts dans les ERP Client
  • Imports automatiques des infos RH (RGPD)
  • Avantages en nature
  • Edition automatique des états fiscaux
  • Optimisation du TCO d’un véhicule
  • Outils d’analyse du parc, des Coûts
  • GED
  • Centre d’Assistance (ticketing, aide en ligne et hotline téléphonique)

Qualité et sécurité

Soucieux de garantir la sécurité des données, le logiciel bénéficie depuis sa création de nombreuses protections contre toute tentative de violation. Les échanges et la conservation des données sont sécurisés et satisfont à la réglementation RGPD.

Testimonial Clients Phoenix

Fabrice CHEVILLAT – PARITEL

Le précédent Logiciel ne répondait plus aux besoins de PARITEL. Nous avons donc fait une consultation du marché et fort de notre expérience avec les outils de gestion de Parc Auto, notre choix c’est finalement porté sur le logiciel développé par PHOENIX Développement.

Nous avons opté pour la solution PHOENIX au regard de sa simplicité d’administration, de mise à jour ainsi que son rapport qualité prix.

Depuis la mise en place de PHOENIX, nous obtenons en quelques minutes des tableaux de bords analytiques, des états, de Parc, Fiscaux et Comptable facilement exploitables et exportables.

Le fait que PHOENIX nous génère des états comptable et fiscaux compatibles avec notre solution comptable nous permet de faire les exports sans avoir de ressaisie des factures liées au parc automobile.

La gestion des PV au travers de cet outil avec l’impression automatique des requêtes en exonération, nous a permis de faire l’économie d’un demi-poste administratif.

Sylvie RICHER – GLOBAL CONCEPT TELECOM

La société GLOBAL CONCEPT TELECOM est la branche Belge de PARITEL. L’arrivée du logiciel de gestion du parc automobile ne pouvait s’entendre qu’en cas de traitement global. La flotte belge devait être intégrée et traitée avec les règles fiscales locales et alimenter les tableaux de bord du groupe.

PHOENIX, et son logiciel de gestion ont su répondre à ces contraintes. La fiscalité belge est appliquée sur les factures fournisseurs, les états fiscaux et les avantages en nature sont calculés selon les règles du pays.

Cette spécificité du système d’information permet d’avoir dans une seule et même base de données l’ensemble de la flotte automobile de l’entreprise, d’en identifier les coûts, d’en assurer la gestion et le suivi au sein d’un seul service.

Les reportings et tableaux de bords sont consolidés automatiquement et fournissent toutes les informations nécessaires à l’analyse et à la décision.

Galerie Phoenix

phoenix developpement

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SIP2 par Infoparc

sip2Fruit de 30 années d’expérience, Full web, modulaire et personnalisable, InfoParc SIP2 (solution du Groupe Berger-Levrault) est un logiciel « à la carte » qui s’adapte à vos objectifs de gestion et à la typologie de votre flotte, quelles que soient sa taille et son profil.

Réalisez d’importants gains de productivité dans la gestion opérationnelle de votre flotte :

  • Consolidez et fiabilisez vos données dans une base unique
  • Assurez efficacement la gestion administrative, technique et économique de votre flotte
  • Automatisez l’import des données fournisseurs, le contrôle de gestion, les traitements fiscaux, etc…
  • Bénéficiez d’indicateurs et d’alertes automatisées
  • Communiquez simplement avec votre SI, vos fournisseurs et vos collaborateurs

Maîtrisez vos coûts en réalisant des gains directs liés aux fonctions métiers du logiciel

  • Suivi automatisé du roulage réel / roulage contractuel
  • Exploitation des grilles matricielles des loueurs
  • Contrôle automatisé de la facturation des loueurs versus contrats
  • Suivi des consommations avec alertes sur anomalies
  • Suivi de la sinistralité
  • TVS optimisée sans risque de payer des trimestres indus
  • Reportings et états personnalisables

Bénéficiez d’une totale autonomie dans l’utilisation du logiciel et dans l’exploitation de vos données pour gagner du temps tout en maîtrisant vos intégrations 

  • Outil de reporting complet, simple et puissant avec exports PDF, Word, CSV ou Excel
  • Catalogue évolutif de connecteurs standards avec les principaux acteurs du marché
  • 140 connecteurs disponibles et hub d’automatisation qui vous permettra d’automatiser les intégrations

Galerie SIP2

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Les autres solutions du marché

D’autres solutions existent sur le marché, parfois associées à un loueur, à un pétrolier, ou tout simplement indépendant. Nous pourrions citer en plus :

  • Total Fleet
  • Les logiciels de gestion d’ARVAL, ALD, Alphabet…
  • Fleetnote
  • Atracio

Cette liste n’est pas exhaustive, certains auront plus d’affinité avec un logiciel, des fonctionnalités ou des innovations. Ce qu’il faut retenir de cet article c’est que vos enjeux détermineront quelle solution est la plus adaptée à votre situation, charge à vous de bâtir votre cahier des charges, le plus complet possible, de le partager avec vos Fournisseurs potentiels puis de sélectionner la solution la plus adaptée.

Pour aller plus loin, téléchargez notre comparatif de Logiciels de Gestion de Flotte

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