Comment optimiser la gestion de la carte essence pour votre flotte ?

La carte carburant, nommée également « carte essence », est le meilleur allier du Gestionnaire de Parc puisqu’elle permet de gérer efficacement le poste carburant de la flotte de véhicules professionnels grâce à une simplification du mode de facturation, une visibilité sur la consommation de carburant tout en veillant à l’amélioration de ces facteurs. Ces dernières sont fortement sollicitées par les Gestionnaires de Parc, mais restent, toutefois, sous-exploitées tant au niveau des possibilités de personnalisation offertes que sur le plan de l’optimisation du poste carburant.

Nous évoquerons, tout au long de cet article, les leviers d’optimisation sur lesquels peut intervenir le Gestionnaire de Parc dans l’optique de parfaire l’utilisation de la carte carburant par les Collaborateurs. Cette optimisation débute sur la sélection d’un fournisseur de carburant adapté aux besoins des Collaborateurs puis passe par une configuration poussée des cartes carburants (préférences et options) tout en pilotant assidûment les consommations de carburant.

Sélection du fournisseur de carburant

Dans l’optique de proposer ce dispositif aux Collaborateurs de l’entreprise, il convient en premier lieu de sélectionner le fournisseur de carburant parmi les nombreux acteurs existants.

En raison d’un réseau de distribution propre au pétrolier, le Gestionnaire devra opérer un choix entre réseaux traditionnels de pétroliers, acteurs historiques, et grande distribution (abrégée en GMS, « Grandes et Moyennes Surfaces ») qui parvient à séduire de plus en plus les sociétés.

Tout d’abord, le maillage géographique du fournisseur ainsi que les trajets professionnels des Collaborateurs de l’entreprise vont conduire le Gestionnaire de Parc à préférer un réseau plutôt qu’un autre. Les Collaborateurs empruntant majoritairement le réseau autoroutier seront plus enclins à choisir une enseigne présente sur les aires d’autoroutes comme les pétroliers traditionnels. Dans ce cas-là, le Gestionnaire de Parc a peu d’intérêt à opter pour une enseigne de grande distribution puisque leurs stations-service se situent généralement dans les zones commerciales, à proximité des magasins de l’enseigne. De plus, certaines enseignes de grande distribution se font plus rares dans certains départements.

Second point, le tarif proposé par le pétrolier entre également en ligne de compte dans le choix d’un fournisseur. Un pétrolier a la possibilité de vous proposer un tarif plus avantageux, de l’ordre de quelques centimes au litre, selon la taille du parc auto et du volume de carburant consommé annuellement. Ce tarif peut être étendu au niveau national si l’implantation du pétrolier le permet. À l’inverse, une enseigne de grande distribution propose des prix bas toute l’année pour séduire aussi bien particuliers que professionnels. Toutefois, il est très difficile de négocier et obtenir une remise auprès de ces enseignes.

Enfin, les services proposés par ces différentes enseignes influent à leurs tours cette décision. En détail, des services sont proposés, d’une part, en complément de l’approvisionnement en carburant comme l’achat de produits en boutiques, les parkings, les lavages ou encore les péages et d’autre part, en lien avec l’utilisation de la carte carburant tels que le paramétrage et la personnalisation des options (sélection d’un seul carburant, limitation de volumes de carburant, restriction géographique et temporelle, etc.). Le Gestionnaire de Parc devra choisir les options utiles au parc automobile et à sa gestion.

Il est important de noter que, depuis peu, des rapprochements ont lieu entre pétroliers historiques et enseignes de grande distribution comme le pétrolier Shell et l’enseigne de grande distribution Leclerc.

Une fois le fournisseur de carburant sélectionné, le Gestionnaire de Parc réalisera un paramétrage des cartes carburant avant de les remettre à l’ensemble des Collaborateurs titulaires d’une voiture de société.

Paramétrage et mise en place des cartes carburant dans la société

À l’aide d’un extranet dédié, le Gestionnaire de Flotte configurera en quelques clics les futures cartes carburant de l’ensemble des Collaborateurs de l’entreprise. Plus précisément, il a la possibilité d’activer des cartes à distance ou de les bloquer, de les affecter rapidement à un Collaborateur mais également de paramétrer les options suivantes :

• Limitation à un seul type de carburant (impossibilité de se servir en sans-plomb si le Collaborateur bénéficie d’un véhicule de fonction diesel),
• Définition d’un litrage maximal à chaque ravitaillement ou d’un montant journalier maximum,
• Mise en place d’une plage horaire d’utilisation (prise en carburant impossible les week-ends et jours fériés ou au-delà d’une certaine heure, etc.),
• Restriction géographique de l’utilisation de la carte carburant (impossibilité de se servir en carburant en dehors d’un département par exemple),
• Sélection des services et produits pouvant être réglés avec la carte carburant (privilégier le lavage du véhicule de fonction plutôt que l’achat de produits en boutique à titre d’exemple).

Cependant, le Gestionnaire de Parc peut opérer un blocage de la prise de carburant si l’un des paramètres évoqués ci-dessus n’est pas respecté ou laisser une liberté aux Collaborateurs. Dans ce dernier cas, un e-mail d’alerte contenant la nature de l’anomalie sera adressé au Gestionnaire en vue de l’informer à ce sujet et de procéder éventuellement à un ajustement des réglages par le biais de l’extranet du fournisseur de carburant.

Cette personnalisation fine permet ainsi de gagner en efficacité au niveau des coûts liés au poste carburant du parc de véhicules professionnels. À présent paramétrée et distribuée, la carte carburant va faciliter le quotidien du Gestionnaire de Parc et des services comptables tout en permettant de réaliser des économies grâce un pilotage précis de la consommation de carburant.

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Gestion simplifiée et pilotage en temps réel de la consommation

En optant pour ce dispositif, le Gestionnaire de Parc s’assure d’une facturation mensuelle de la part du fournisseur de carburant (pétrolier ou GMS). Ainsi, le recours aux cartes carburant dispense le Gestionnaire de Parc d’une saisie massive de tickets de carburant et d’éventuelles erreurs de saisie. De plus, la récupération exacte de la TVA sera garantie par l’utilisation des cartes carburant grâce à une différenciation, au niveau de la facture, des carburants consommés durant le mois selon le type de véhicule (voitures de tourisme ou utilitaires). À côté de ça, certaines cartes carburant intègrent le débit immédiat – à l’image des cartes de crédit – permettant à la société un meilleur contrôle de la trésorerie en s’abstenant, en fin de mois, d’un remboursement au montant conséquent des notes de frais.

L’usage de cartes carburant permet aussi de récupérer et d’exploiter de nombreuses données afin de suivre au mieux les consommations en carburant des Collaborateurs, de mesurer l’évolution de la consommation et de détecter toute anomalie. En utilisant la carte carburant, le Collaborateur est dans l’obligation de communiquer le kilométrage de son véhicule de fonction à chaque ravitaillement en carburant. De cette façon, le Gestionnaire a la possibilité de suivre l’utilisation faite par les Collaborateurs de leur voiture de fonction et de planifier les opérations d’entretien et de maintenance ou bien d’organiser le renouvellement du véhicule si ce dernier s’approche de la limite kilométrique fixée préalablement tout en préservant son parc de toute dérive kilométrique.

Le Gestionnaire de Parc a la possibilité de coupler les cartes carburant au logiciel de gestion de flotte. En regroupant les données issues des cartes carburant, le Gestionnaire de Parc aura accès à un flux d’informations (renseignements et rapports de performance) dans l’optique de visualiser les coûts, d’ajuster au mieux les dépenses en carburant ainsi que de s’orienter vers l’acquisition des véhicules plus économiques et davantage adaptés à l’activité des Collaborateurs. Le lien opéré entre les cartes carburant et le logiciel de gestion de flotte offrira au Gestionnaire de Flotte une vision d’ensemble de son activité en se fiant aux indicateurs de performance.

Le gain généré par l’usage des cartes carburant est énorme, son optimisation lui confère encore plus d’avantages. En optimisant ainsi la gestion des cartes carburant au sein du parc de véhicules professionnels, le Gestionnaire de Flotte parviendra à abaisser le coût global de détention de la flotte (TCO) étant donné que le carburant est le deuxième poste de dépenses (représentant entre 15 et 20%), derrière l’acquisition des véhicules.