La dématérialisation des flux est en marche : bénéfices, contraintes et perspectives

Dans un monde plus que jamais tourné vers le digital, la dématérialisation des flux est un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises et activités. Cette gestion électronique des données et des documents permet de gagner du temps, de faire des économies dans de nombreux domaines, tout en contribuant à préserver l’environnement à son échelle. Il en va de même pour la gestion, l’entretien et les réparations des véhicules qui composent sa flotte automobile. Toutefois, comme toute évolution, la dématérialisation des flux nécessite des efforts de mise en place et d’adaptation de la part des différents utilisateurs.

Se présentant comme un atout majeur pour les entreprises, la dématérialisation des flux consiste à gérer de façon électronique toutes les données ainsi que les documents concernant votre parc automobile. Elle est également très appréciée par de nombreux gestionnaires de parc dans l’optimisation de leur gestion de flotte.
Qu’apporte réellement cette digitalisation dans l’exercice de votre métier ? À quelles contraintes devez-vous faire face si vous souhaitez déployer cette solution numérique dans l’entreprise ? Et vers quoi tend la dématérialisation ?

La dématérialisation permet d’améliorer votre productivité

Entreprendre une dématérialisation de vos processus de gestion de flotte peut s’avérer bénéfique sur de nombreux points : productivité, finance, communication, organisation et environnement.

Gain de temps

Premièrement, la dématérialisation vous donnera la possibilité d’améliorer votre productivité. En effet, de nombreuses tâches administratives comme la saisie de devis et de factures, l’attribution d’un conducteur à une mission ou encore la gestion des dépenses du parc accaparent une grande partie de la journée de travail de la personne chargée de gérer le parc automobile.

Désormais, il vous sera possible d’automatiser une grande partie de ces tâches en ayant recours à des solutions numériques adaptées. Par exemple, ces outils digitaux vous feront profiter d’une meilleure gestion des documents (GED) par le biais d’une classification automatique selon des critères prédéfinis. Autrement, ils sont parfaitement capables d’analyser les dépenses relatives à votre flotte de véhicules d’entreprises dans l’optique de vous proposer, par la suite, un reporting automatisé.

Grâce à la dématérialisation, vous gagnerez en efficacité tout en optimisant votre temps de travail. Ainsi, vous parviendrez à vous dégager du temps dans l’intention de mener une réflexion stratégique centrée sur le pilotage de votre de parc automobile (recherche de pistes d’optimisation, actions correctives à mettre en place, rentabilité du parc, etc.).

Économies à la clé

Par la suite, vous tirerez aussi avantage de la dématérialisation sur le plan financier. Nécessitant une mobilisation moindre de moyens humains et techniques, elle vous permettra de limiter le nombre de vos déplacements ainsi que ceux de vos collaborateurs. Par conséquent, le budget alloué au carburant sera revu à la baisse tout comme les dépenses liées à l’entretien des véhicules de votre flotte (révisions, pneumatiques, opérations techniques, etc.).

Également, la dématérialisation vous permettra d’amortir sur une plus longue durée l’investissement de votre parc automobile en réduisant le nombre de kilomètres annuels.

D’autre part, vous parviendrez à réaliser indirectement des économies sur diverses dépenses du quotidien comme :

• Les timbres postaux et autres frais d’affranchissement,
• Les consommables d’impression (toner, cartouches d’encre, papier, etc.),
• Les fournitures de bureau (enveloppes, tampon encreur, etc.),
• Les éléments d’archivage (classeurs, rangement, armoires, etc.),
• Etc.

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Amélioration du processus de maintenance du parc

La dématérialisation a également un impact positif au niveau de la maintenance de votre flotte de véhicules professionnels. En effet, elle vient fluidifier l’ensemble du processus de maintenance, de l’accord d’intervention jusqu’au suivi des opérations effectuées. Concrètement, il vous sera possible :

• D’obtenir instantanément des devis et des factures d’entretien,
• De donner automatiquement votre accord permettant au technicien en charge de votre véhicule de parc d’intervenir, sans attente, sur ce dernier,
• D’avoir facilement accès à l’historique complet de votre flotte automobile,
• Etc.

D’autre part, Feu Vert, comme d’autres grandes enseignes spécialistes de la réparation automobile, mettent à votre disposition des outils informatiques qu’il est possible de mettre directement en relation avec votre logiciel de gestion de flotte. Vous n’aurez donc pas besoin de reporter vous-même ces informations, les données relatives à l’entretien de votre flotte seront ainsi automatiquement actualisées à l’intérieur de votre solution informatique.

Meilleure communication numérique avec vos Conducteurs

Également, la dématérialisation vous permettra d’opérer une communication efficiente auprès de vos collaborateurs. Avec une communication 100% digitale, vous serez en mesure de :

• Bénéficier d’une remontée d’informations terrain,
• Informer, en temps réel, vos conducteurs sur un évènement routier (accidents, embouteillages, déviations), professionnel ou spécifique à l’organisation de l’entreprise,
• Améliorer le comportement au volant de vos conducteurs,
• Les aider à optimiser leur itinéraire,
• Etc.

Grâce à la dématérialisation des flux, vous bâtirez avec vos collaborateurs une relation basée sur la confiance et la richesse des échanges.

Environnement préservé

Enfin, la dématérialisation participe à la sauvegarde de l’environnement. Effectivement, une digitalisation totale ou partielle de votre activité vous dispensera d’une utilisation répétée des imprimantes de l’entreprise. Cela se traduira par :

• Une réduction significative du nombre d’impressions quotidiennes,
• Un usage plus « réfléchi » de l’imprimante,
• Une maximisation de la durée de vie de l’équipement,
• Des économies sur l’achat des consommables (ramettes de papier, toner et cartouches d’encre) en raison d’une consommation annuelle plus faible.

De plus, procéder à une meilleure dématérialisation de votre gestion de flotte permet également de réduire la pollution automobile. Donner par exemple votre accord par voie électronique pour une intervention d’entretien, apposer votre signature électronique sur un document ou transmettre une facture sont désormais des activités ne nécessitant plus un déplacement impératif de votre part ou d’un tiers (Collaborateurs, fournisseurs ou prestataires) : moins de véhicules sur les routes, moins de carburant consommé, moins de particules de CO2 rejetées dans l’air, etc.

En adoptant cette démarche de digitalisation, vous diminuerez nettement l’empreinte carbone de l’entreprise tout en repensant la mobilité de vos collaborateurs.

La dématérialisation a également ses contraintes

Bien que la dématérialisation présente un certain nombre d’avantages, son déploiement au sein de votre entreprise peut être une démarche souvent longue et complexe.

Passer d’une gestion au format papier à une gestion électronique implique, indubitablement, des coûts de transition supplémentaires pour l’entreprise. Cette dernière devra supporter les frais techniques, les coûts de maintenance et d’hébergement dans le cadre d’un archivage de données.

Par ailleurs, certains de vos Collaborateurs peuvent se montrer réticents face à cette dématérialisation des flux. Votre mission sera alors de les accompagner par le biais d’un plan de communication et de plans de formations dans l’optique de mettre en pratique ces nouveaux usages au sein de l’entreprise.

La sécurité et l’intégrité des données que vous hébergez sont également des points sensibles à ne pas négliger. Vous devrez donc, avant tout, sécuriser tous les accès à ces informations tout en opérant une gestion optimale des droits utilisateurs.

Également, l’environnement dans lequel vous évoluez n’est peut-être pas propice à la digitalisation des flux. Aussi bien clients que fournisseurs, ils sont finalement peu à vous inciter à vous tourner vers ces solutions numériques. D’autres tardent même à s’y mettre. Ce manque d’initiative est éventuellement dû à des limitations techniques ou financières, voire les deux parfois. À titre d’exemple, certains outils informatiques ne sont pas prévus, initialement, pour une utilisation 100% numérique. Cela nécessite donc de repenser totalement le logiciel ou d’y incorporer des fonctionnalités supplémentaires.

À l’opposé, tout comme vous, nombreux de vos confrères sont en attente d’une mise en place d’échanges intégralement dématérialisés.

La dématérialisation offre de belles perspectives dans l’avenir

Malgré une transition lente vers ces solutions numériques, la dématérialisation présente des perspectives intéressantes à plus ou moins long terme.

Tout d’abord, elle vous offrira la possibilité de parfaire le pilotage de votre flotte d’entreprises. En tirant pleinement parti des fonctionnalités de ces solutions numériques, vous parviendrez à être plus attentif sur les éléments suivants :

• Dépenses quotidiennes (carburant, stationnement, parking, autoroutes, etc.),
• Opérations d’entretien et de maintenance,
• Consommation en carburant de la flotte de véhicules professionnels,
• Fiscalité du parc auto,
• Amendes et frais administratifs
• Sinistralité de vos Conducteurs,
• Indice de TCO,
• Etc.

Second aspect profitable de la dématérialisation, elle vous permettra de pousser encore plus loin la personnalisation des échanges que vous aurez avec l’un de vos collaborateurs, un fournisseur et même un client. Par la même occasion, vous renforcerez la relation client, ce qui bien entendu est grandement bénéfique pour l’entreprise.

Comme l’article le souligne, la dématérialisation de votre gestion de flotte est essentiellement une démarche de rationalisation. Se façonnant peu à peu dans votre quotidien, elle contribue d’ores et déjà à accélérer le temps de traitement d’un grand nombre de tâches de gestion, bien souvent répétitives et à faible valeur ajoutée (devis, factures, bon de commande, etc.) et même à vous dispenser de certaines d’entre elles (impression, archivage, etc.).

Chaque gestionnaire de parc doit y aller à son propre rythme pour, à terme, inverser la tendance entre une gestion au format papier et une gestion entièrement numérique.