Comment calculer les frais kilométriques ?

Parus en avril dernier, les barèmes kilométriques de l’administration fiscale permettent de calculer le montant des frais engagés dans le cadre des déplacements professionnels. 

Comment les personnes assujetties à l’impôt sur le revenu selon le régime au réel, calculent-elles leurs frais kilométriques ?
Explications par les experts Feu Vert. 

Les frais kilométriques sont calculés au moyen d’un barème kilométrique publié par l’administration fiscale. Ces barèmes varient en fonction de la puissance des véhicules et du nombre de kilomètres parcourus. Les plafonds fixés par l’administration fiscale permettent de bénéficier des exonérations de cotisations fiscales et d’impôts sur le revenu.

Calcul des frais kilométriques : rappel

Les salariés peuvent opter pour le régime des frais réels et abandonner la déduction forfaitaire de 10 % qui s’applique automatiquement. Avec le régime au réel, ils doivent déclarer à l’administration fiscale leurs frais kilométriques. Une entreprise peut aussi opter pour les frais réels et utiliser ces mêmes barèmes kilométriques.

Annuellement, les impôts éditent des barèmes de frais kilométriques applicables pour calculer les montants des assujettis au régime au réel. Ces barèmes varient en fonction du type de véhicule, de sa motorisation et de la distance parcourue pour assurer ses activités professionnelles.

Ce calcul par barème vise à couvrir les frais professionnels avancés par les collaborateurs et varie en fonction du prix du carburant, des kilomètres parcourus et de la puissance fiscale du véhicule. Les barèmes prennent aussi en compte la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien et les primes d’assurance. Dans le calcul des frais kilométriques, il est également possible d’ajouter les intérêts d’emprunt en cas d’achat à crédit, ainsi que les frais de péage et de stationnement, à condition de conserver et de présenter les justificatifs.

L’administration fiscale met à disposition un calculateur des frais kilométriques gratuit et accessible en ligne.

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Dans quels cas les barèmes des frais kilométriques peuvent-ils être utilisés ?

Les barèmes des frais kilométriques sont utilisés afin d’obtenir une déduction de ses frais professionnels. Les salariés qui estiment avoir dépensé davantage que le montant couvert par la déduction automatique forfaitaire de 10 % peuvent alors opter pour le régime des frais réels (en renonçant au régime automatique). Ils doivent alors calculer le montant de leurs frais réels à déduire de leurs impôts sur le revenu et les mentionner dans leur déclaration.

Ainsi, les barèmes des frais kilométriques s’appliquent dans le cadre de l’utilisation de son véhicule personnel pour assurer les trajets domicile-travail. Le calcul vise à indiquer à l’administration fiscale le montant de ses dépenses engendrées par son activité professionnelle pour obtenir une indemnisation. L’utilisation des barèmes varie en fonction de la distance domicile-lieu de travail et ne s’applique pas en cas d’usage d’une voiture de société ou de fonction. Ce calcul donne lieu à des indemnités visant à rembourser l’entreprise ou le salarié des dépenses engendrées par son activité professionnelle.

Par exemple, si un collaborateur habite à plus de 40 km de son lieu de travail, il peut prendre en compte l’intégralité du kilométrage effectué annuellement, dans son calcul des frais kilométriques. S’il habite à plus de 40 km de son lieu de travail, le kilométrage est limité à 40 km. Attention, s’il justifie d’un éloignement de plus de 40 km par des circonstances particulières, l’intégralité du kilométrage peut être prise en compte (situations familiales ou sociales particulières).

Les barèmes kilométriques sont également utilisés pour couvrir les frais de transport provenant directement de l’exercice de sa profession. Dans ce cas de figure, le salarié peut déduire ses dépenses aux frais réels en présentant les justificatifs adéquats ou en utilisant les barèmes des frais kilométriques.

Barèmes kilométriques 2023 pour les voitures et les deux-roues

Le calcul des frais professionnels se base sur des barèmes kilométriques parus en avril dernier pour la déclaration d’impôts 2023 sur les revenus 2022. Leur variation tient à la puissance du véhicule (indiquée en chevaux), à la motorisation (hybride, thermique ou électrique) et à la distance en kilomètres que doit parcourir le collaborateur. Ainsi, les frais kilométriques calculés avec un véhicule hybride doivent être majorés de 20 % pour l’année 2023. Les barèmes kilométriques sont indiqués en euros.

Barèmes kilométriques applicables aux voitures en 2023 :

Pour les véhicules de tourisme, les barèmes kilométriques sont divisés en grandes catégories en fonction de la puissance administrative et de la distance.

Les kilomètres sont catégorisés comme suit :

• distance de moins de 5 000 km ;
• distance comprise entre 5 001 et 20 000 km ;
• distance supérieure à 20 000 km.

Pour l’année 2023, par exemple, un professionnel avec une voiture de 5 CV effectuant 6 578 km, devra réaliser le calcul suivant : (6 578 x 0,357) + 1 395. Il pourra ainsi déclarer dans sa déclaration de revenus au régime au réel, des frais kilométriques de 3 743,34 euros.

Les salariés qui assurent leurs déplacements en deux-roues peuvent aussi effectuer le calcul de leurs frais kilométriques et obtenir des indemnités. Le fonctionnement des barèmes est le même, néanmoins les catégories de distance varient légèrement. Un professionnel qui a opté pour le régime au réel et qui effectue ses transports sur une moto de 4 CV devra calculer, pour un kilométrage annuel de 4 500 km : (4 500 x 0,082) + 1 158. Il inscrit donc dans sa déclaration d’impôts sur le revenu : 1 527 euros de frais de déplacement.

Comment justifier ses frais kilométriques devant les impôts ?

Les professionnels ayant opté pour le régime au réel et qui calculent leurs frais kilométriques, doivent impérativement conserver tous les justificatifs pour obtenir leur remboursement : factures, tickets de caisse, etc.

Ces justificatifs permettront, s’ils sont demandés par l’administration fiscale :

• de démontrer des frais de carburant ;
• de justifier des frais d’entretien et de réparation le cas échéant ;
• de démontrer le montant des frais de péage.

Les notes de frais doivent impérativement comprendre :

• le motif du trajet ;
• la distance parcourue ;
• la date du trajet ;
• la puissance fiscale du véhicule.

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