Chaque année, l’administration fiscale établit des barèmes d’indemnisation kilométriques à destination des professionnels (indépendants et salariés) ayant opté pour un régime d’imposition aux frais réels. Ces barèmes chiffrés varient en fonction du type de véhicule, de la motorisation ainsi que de la distance parcourue par les professionnels. Que faut-il savoir du fonctionnement des barèmes kilométriques en 2023 ?
Les employés d’une entreprise utilisant leur voiture personnelle dans le cadre de leur activité professionnelle, ont la possibilité de déduire de leur revenu imposable leurs frais kilométriques en utilisant un barème forfaitaire ou en tenant compte du montant réel. Ce barème couvre plusieurs aspects concernant l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles, Feu Vert vous explique.
Les barèmes d’indemnité kilométrique en 2023 : comment ça marche ?
Les professionnels soumis à des déplacements en voiture dans le cadre de leur travail peuvent opter pour le régime des frais réels déductibles (ils abandonnent alors la déduction forfaitaire de 10 % qui s’applique automatiquement). Leur déduction fiscale se calcule à hauteur de barèmes élaborés annuellement par l’administration fiscale et varient selon le type de véhicule assurant leur transport.
Ils prennent en compte la distance en kilomètres parcourus, la puissance des véhicules, sa dépréciation, les frais d’entretien et de réparation, la consommation de carburant, les dépenses de pneumatiques et les primes d’assurances.
Le barème kilométrique applicable aux voitures dépend de la puissance administrative des véhicules (indiquée en CV) et de la distance parcourue. Les kilomètres sont catégorisés :
- de 0 à 5 000 km ;
- de 5 001 à 20 000 kilomètres ;
- 20 000 kilomètres et au-delà.
Le calcul est simple, une fois le barème obtenu, on multiplie la distance avec le barème correspondant à la puissance administrative de sa voiture.
Pour les deux-roues et les motocyclettes, les barèmes 2023 varient aussi en fonction de la puissance et de la distance. Par exemple, pour un deux-roues de 2 à 2 CV, le barème 2023 est de 0,395.
Les catégories de distance varient :
- moins de 3 000 kilomètres ;
- entre 3 001 et 6 000 kilomètres ;
- 6 000 kilomètres et au-delà.
Ainsi, pour une motocyclette de plus de 5 CV et pour un professionnel effectuant 4 500 kilomètres, le calcul est le suivant : (4 500 x 0,079) + 1 583.
Enfin, les barèmes applicables aux cyclomoteurs comprennent des catégories de distance, mais ne varient pas en fonction de la puissance du moteur puisque ce n’est pas nécessaire dans ce cas de figure.
Il est possible d’ajouter au calcul des frais kilométriques les intérêts d’emprunt si l’on a acquis sa voiture à crédit ainsi que les frais de péage et de stationnement. Attention, les montant calculés à partir des barèmes 2023 sont à majorer de 20 % en cas de transport par véhicule électrique.
Qui peut utiliser les barèmes des frais kilométriques et dans quel cas ?
L’indemnité kilométrique ne concerne que l’utilisation d’un véhicule personnel dans l’exercice de son activité professionnelle : transport jusqu’au lieu de travail, rendez-vous de clientèle, etc. Pour bénéficier du dispositif fiscal des barèmes kilométriques, il faut que les professionnels aient opté pour le régime d’imposition aux frais réels (et non pour la déduction forfaitaire automatique de 10 %). Ainsi, avant d’opter pour le barème des frais kilométriques, il faut s’assurer que ce régime au réel est véritablement avantageux.
Pour bénéficier du dispositif fiscal de l’indemnisation kilométrique, il faut impérativement que le salarié conserve ses justificatifs et qu’il reporte les montants à la fin de sa déclaration de revenus. En effet, cette déduction est considérée comme un remboursement des sommes qu’il a avancées dans le cadre de ses frais de déplacement. Ainsi, l’employeur ou l’entreprise ne paie pas directement les frais kilométriques, mais peut les déduire de son résultat imposable et utiliser elle aussi les barèmes kilométriques.
Sachez que l’employeur peut verser des indemnités kilométriques à ses salariés assurant leurs trajets jusqu’à l’entreprise à vélo. Son barème est fixé à 25 centimes d’euros pour chaque kilomètre et son montant est plafonné à 500 euros par an (200 euros pour le secteur public).
