Dans le cadre des activités salariées, il est possible d’obtenir un avantage en nature de son employeur : nourriture, logement ou véhicule. En quoi consiste l’avantage en nature provenant de l’usage d’une voiture et comment en estimer la valeur ?
Tout d’abord, l’avantage en nature constitue une forme de rémunération qui n’est pas monétaire. Elle est prise en charge par l’Etat ou l’employeur et constitue un bien ou un service sans contrepartie financière ou contre une participation inférieure à la valeur réelle.
A quoi correspond l’avantage en nature d’un véhicule ? Les experts Feu Vert vous répondent.
Avantage en nature d’un véhicule : le principe
Lorsqu’un véhicule d’entreprise est mis à la disposition d’un salarié pour assurer ses déplacements professionnels et personnels, il profite d’un avantage en nature. Le véhicule peut faire l’objet d’un contrat de location ou constituer un achat au nom de l’entreprise.
L’évaluation de la valeur de cet avantage en nature que constitue la voiture est à la charge de l’employeur qui peut se baser sur :
- les dépenses réellement engagées ;
- un forfait.
Bénéficier d’un avantage en nature est soumis aux cotisations et aux contributions sociales.
Le calcul du montant : prix de la valeur de la voiture et de l’avantage en nature moins la contribution financière du salarié (le cas échéant).
Vigilance, car la loi considère qu’il n’existe pas d’avantage en nature si :
- Le salarié est tenu de rendre la voiture de fonction tous les soirs à son entreprise (et durant les week-ends et les périodes de congé).
- Lorsque le salarié dispose du véhicule de manière permanente mais avec l’interdiction de l’utiliser hors périodes travaillées. Afin que cette interdiction soit valable et certifie ainsi, l’absence de l’avantage en nature, elle doit être notifiée par écrit dans le règlement intérieur. La direction peut également envoyer cette interdiction par courrier ou par mail.
- Si le salarié restitue la voiture lors de son repos, mais qu’il peut toutefois utiliser un véhicule de fonction pour assurer ses trajets domicile – travail et que cette utilisation est démontrée comme étant nécessaire. Pour être valable, il faut que le salarié justifie de l’impossibilité d’utiliser les transports en commun (domicile non desservi, handicap, horaires de travail incompatibles).
- Quand le salarié contribue à hauteur d’un montant supérieur à la valeur réelle ou forfaitaire de cet avantage.
Comment calculer la valeur d’un avantage en nature constitué par une voiture de fonction ?
Les entreprises peuvent évaluer l’avantage en nature par la valeur réelle ou selon un forfait.
L’évaluation en valeur réelle de l’avantage en nature d’un véhicule
Afin d’estimer les dépenses réellement engagées du fait de l’existence d’un avantage en nature que représente une voiture de fonction achetée, il est nécessaire d’évaluer les dépenses réelles qui doivent comprendre :
- L’amortissement de la valeur d’achat du véhicule, qui comprend toutes les taxes afférentes. Il est calculé sur 5 ans dans la limite de 20 % annuels. Si le véhicule est vieux de plus de cinq ans, l’amortissement à retenir est de 10 %.
- L’assurance du véhicule.
- Les frais d’entretien et de réparation : révisions, vidanges, changements de pneumatiques, etc.
Il faut ainsi appliquer au montant total obtenu, le rapport entre les kilomètres parcourus par le salarié pour son usage privé et le kilométrage total. Il est ensuite possible d’ajouter à ce calcul le montant des frais de carburant engendrés par l’usage privé, mais payés par l’employeur.
Dans le cas d’une voiture louée ou faisant l’objet d’un contrat de location avec option d’achat, les dépenses doivent couvrir les frais de location. La valeur de l’avantage en nature se calcule en appliquant la même formule.
Le montant forfaitaire de l’avantage en nature d’un véhicule
En règle générale, l’évaluation forfaitaire d’un avantage en nature n’est possible qu’en cas de fourniture alimentaire, d’un logement, d’un véhicule et d’outils de communication.
L’évaluation au forfait est plébiscitée lors de la mise à disposition en cours d’année d’un véhicule et sera proportionnée au nombre de mois d’utilisation. Pour tout mois débuté, c’est l’intégralité du mois qui est prise en compte. Dans l’évaluation au forfait et pour un véhicule acheté, l’avantage est égal à 9 % du coût d’achat TTC (réduit à 6 % pour un véhicule de plus de 5 ans).
Par ailleurs, dans le cas où l’entreprise finance le carburant, un avantage supplémentaire est retenu au montant réel ou en appliquant une majoration à partir des pourcentages : 12 % ou 9 % en cas de véhicule de plus de 5 ans.
Si le véhicule est loué ou fait l’objet d’un contrat de location avec option d’achat, et que le salarié paie ses frais de carburant, il est nécessaire d’évaluer le montant de l’usage privé de l’avantage en nature. Il se calcule selon un pourcentage de 30 % du coût total annuel (et comprend la location, l’entretien et l’assurance).
Dans le cas contraire et si l’employeur finance les frais de carburant, il a le choix entre :
- Effectuer l’évaluation sur 30 % du coût global annuel pour les frais de location, assortis des frais réels de carburant engendrés par l’utilisation personnelle.
- Effectuer l’évaluation sur 40 % du coût global annuel pour englober tout le coût de la voiture (location et frais de carburants dans le cadre personnel).
Ces différences de régime d’imposition de l’avantage en nature sont importantes pour une bonne gestion de sa flotte automobile.
Calcul de l’avantage en nature pour les voitures électriques
Quand une entreprise dispose d’une flotte de véhicules électriques et qu’elle met ses voitures à disposition des salariés, l’évaluation de la valeur de l’avantage en nature diffère.
- Les frais d’électricité pour la recharge du véhicule électrique assumés par l’employeur ne sont pas considérés par le calcul de l’avantage en nature.
- Un abattement de 50 % est appliqué dans la limite de 1 800 euros annuels.
Avantage en nature et imposition des particuliers
La mention de l’avantage en nature doit figurer sur le bulletin de paie du salarié qui en bénéficie, à côté de la rémunération nette. Comme ces avantages offrent une économie au niveau des frais que le salarié aurait dû prendre en charge ; ils sont soumis à cotisation et font l’objet de l’impôt social. L’administration fiscale, après avoir déterminé le salaire net imposable du salarié, déduit du versement de sa rétribution, la valeur de l’avantage en nature inscrit dans la déclaration. La valeur des avantages en nature est ainsi évaluée et déclarée chaque année (il est possible d’indiquer leur coût global).
Attention, si le salarié fait l’objet d’une retenue sur salaire ou qu’il participe financièrement à l’utilisation de la voiture de fonction concernée par l’avantage en nature, ce montant est déduit du calcul des impôts. Par ailleurs, la valeur de l’avantage en nature est considérée par l’administration fiscale en vue de s’assurer que le salarié bénéficie effectivement de la rémunération minimum légale.
Les entreprises peuvent donc éviter l’imposition au titre de l’avantage en nature des véhicules en faisant participer financièrement leurs salariés à l’usage des voitures de société ou en imposant un cadre strict et contrôlé en vue de démontrer à l’URSSAF qu’il n’y a aucun usage privé et personnel des véhicules.
Lors de leur déclaration d’impôt, les salariés qui bénéficient d’un avantage en nature le mentionnent directement sur le service en ligne via leur espace contribuable privé. Doit être porté à la connaissance de l’administration fiscale, le montant issu du calcul de la valeur de l’avantage en nature distinctement de la rémunération.
Si l’employeur choisit la mise à disposition de ses voitures de fonction, il doit s’acquitter des cotisations sociales et des charges patronales. Néanmoins, il lui est possible de déduire la valeur des avantages en nature du bénéfice imposable de la société. Il doit évaluer la valeur de cet avantage en nature pour chaque salarié. Il estime aussi le prix de la police d’assurance et le coût global d’usage du véhicule. C’est à ce titre, qu’il est libre du choix de l’évaluation réelle ou au forfait.
Avec son nouveau blog, Feu Vert Entreprises vous apporte des conseils et un accompagnement concernant l’administration, la réglementation, la fiscalité et la gestion des flottes automobiles.
