Comment rédiger une charte de mise à disposition pour gérer une flotte automobile

Établir une charte de mise à disposition de véhicules professionnels permet d’organiser la politique de l’entreprise en matière de gestion de flotte automobile. L’application de cette charte rendra votre gestion efficace et viable sur le long terme puisque les avantages à en tirer sont nombreux (réduction des dépenses, optimisation de l’utilisation de la flotte, meilleure communication et productivité accrue, etc.) pour vos Collaborateurs et pour vous, Gestionnaire de Parc. En côtoyant au quotidien des Gestionnaires de Parc, Feu Vert Entreprises vous accompagne par le biais de cet article dans la création de votre propre charte de mise à disposition de véhicules professionnels.

Pour quelles raisons mettre en place cette charte ? Pour qui ?

La charte de mise à disposition d’un véhicule de fonction est un document transversal au sein d’une entreprise puisqu’elle concerne l’ensemble des services. En effet, elle s’adresse à tous les Collaborateurs susceptibles de bénéficier ou possédant d’ores-et-déjà d’un véhicule de société.

Ce document énumère les droits et devoirs des Conducteurs, leurs obligations, ainsi que les accords internes relatifs aux véhicules de la flotte. Plus précisément, vous pourrez y détailler les conditions d’attribution du véhicule, les règles de son utilisation, mais également les comportements à adopter en cas de situations difficiles (accident, vol, panne, etc.). La mise en œuvre de cette charte au sein de la société permettra à vos Collaborateurs d’en saisir les avantages en rendant ainsi la politique automobile interne plus efficace.

La charte de mise à disposition doit être rédigée, en toute transparence, de manière claire et précise afin d’être comprise par l’ensemble des Collaborateurs de l’entreprise et ainsi éviter toutes polémiques à son sujet.

Les points importants de la charte de mise à disposition

Après avoir argumenté sur la mise en œuvre d’une charte de mise à disposition, Feu Vert Entreprises vous détaille à présent les points-clés constituant ce document : les différents chapitres, les avantages et la diffusion à l’intérieur de l’entreprise.

Les 3 parties de la charte de mise à disposition

Une charte de mise à disposition est généralement composée de trois grandes parties : l’utilisation générale du véhicule professionnel, les règles d’utilisation relatives à ce véhicule ainsi que la procédure de restitution de ce dernier.

Les conditions générales d’utilisation

Dans cette première partie, vous préciserez les conditions d’attribution d’une voiture de fonction. En détail, cette attribution émane de la décision de l’employeur en raison de l’activité du Collaborateur puisque ce véhicule de fonction peut être considéré de deux manières : nécessaire au bon déroulement de l’activité du Collaborateur ou bien comme un avantage en nature.

Par la suite, vous délimiterez le champ d’utilisation du véhicule de fonction par vos Collaborateurs. Vous spécifierez précisément l’utilisation qui doit être faite par le Conducteur. Selon les directives de vos supérieurs, les Conducteurs se voient accorder un usage privé (usage à titre personnel) du véhicule. Également, le véhicule peut être conduit par l’entourage du Collaborateur (conjoint ou enfants) à titre exceptionnel tout en stipulant l’interdiction de conduite de ce véhicule à tout autre usager.

Les obligations et devoirs du Conducteur

Après avoir exposé ces conditions générales d’utilisation, vous accorderez une importance aux obligations et aux devoirs du Conducteur en lien avec son véhicule de fonction.

Ici, vous présenterez les règles principales liées à la maintenance du véhicule qui sont le respect des préconisations constructeurs, l’identification visuelle d’anomalies mécaniques ou électroniques, le suivi de la liste de contrôles réguliers, l’adoption d’une conduite éco-citoyenne, etc.

Ensuite, vous décrirez la démarche à suivre en cas d’accident, de vol, d’incendie ou de panne du véhicule attribué : établissement d’un constat d’accident à l’amiable avec l’autre partie, transmission du constat au Gestionnaire de Parc et à l’assurance, demande d’assistance et de remorquage. Puis, vous préciserez les modalités en cas d’infractions et les sanctions éventuelles qu’encourt le Collaborateur. Vous fixerez le périmètre de déplacement du Collaborateur (usage professionnel/privé, forfait kilométrique, consommation de carburant) tout en évoquant le respect total du code de la route.

Enfin, il est conseillé d’encourager vos Collaborateurs à suivre une formation de sensibilisation à l’éco conduite et aux nouvelles solutions de mobilités déployées par la société. Cette dernière peut être réalisée par vous-même ou par un organisme externe à l’entreprise.

La procédure de restitution du véhicule

Au sein de ce troisième et dernier chapitre, vous aborderez la procédure de restitution du véhicule de l’un de vos Collaborateurs. En effet, ce dernier sera amené à restituer son véhicule diverses raisons : renouvellement partiel du parc, changement de poste ne nécessitant pas de déplacement ou retrait du véhicule à la suite d’incidents. Il devra vous remettre un véhicule dans un état propre, intérieurement et extérieurement, afin de dresser un état des lieux. Les documents de bord et le double des clés vous seront également restitués par la même occasion.

En cas de retard, de perte d’un élément de bord ou d’un véhicule endommagé, vous pourrez exiger de sa part une participation financière en prévision des futures réparations.

Les avantages de l’instauration d’une charte

Cette charte de mise à disposition améliorera sur le long terme votre activité de Gestionnaire de Parc sur différents points :

Réduction des dépenses liées au parc : diminution du TCO, réduction du taux de pannes imprévues, consommation de carburant revue à la baisse, allongement de la longévité du véhicule,
Amélioration de l’interaction avec vos Collaborateurs : sentiment de participation à la vie de l’entreprise, instauration d’un échange à double sens avec vous, écoute de leurs attentes, planification des trajets à venir,
Perfectionnement des conditions de travail des Conducteurs : sensibilisation aux nouvelles solutions de mobilité, formation à une conduite éco-citoyenne, valorisation du Collaborateur,
Évolution de l’efficacité de la gestion de votre parc : optimisation des postes de dépenses, réduction du risque automobile, développement de votre faculté de réaction face aux imprévus par une meilleure assistance auprès de vos Collaborateurs.

La diffusion de la charte auprès des Collaborateurs

La diffusion de cette charte de véhicules doit entrer dans la stratégie de communication interne, vous pourrez la transmettre au travers de différents supports : newsletter, journal interne de l’entreprise, intranet, réunion ou simplement affichée au tableau d’affichage de votre entreprise. Ce document doit rester consultable et accessible à tout moment par l’ensemble de vos Collaborateurs.

Suite à la communication de ce document auprès de vos Collaborateurs, nous vous invitons à les questionner afin de requérir leurs avis dans une quête de satisfaction totale. De cette façon, vos Collaborateurs seront pris en considération et se sentiront impliqués dans les projets de l’entreprise. De votre côté, vous disposerez des bonnes informations afin de mettre à jour correctement cette charte de mise à disposition.

Conclusion

L’implication de vos Collaborateurs entre en ligne de compte dans la réussite de votre gestion de parc automobile. En effet, la mise en place d’une charte automobile leur permettra d’être cadrés dans l’exercice de leurs fonctions, de suivre des règles de bonne conduite et d’adopter la bonne attitude en cas d’imprévus tout en se sentant écoutés par leur Gestionnaire de Parc. Ils développeront ainsi un fort sentiment d’appartenance à l’entreprise et vous permettront d’évoluer avec agilité dans votre métier.