Alors que le prix de l’essence et du gazole ne cesse de grimper ces dernières années, la gestion du carburant est un enjeu central pour une entreprise qui dispose d’une flotte automobile. Doter ses collaborateurs de cartes carburants permet au gestionnaire de flotte d’avoir une vue d’ensemble des dépenses et d’anticiper au mieux son budget. La carte de carburant permet également aux employés un usage facilité des voitures de fonction et de service. Ainsi, ils n’ont pas besoin d’avancer les frais lorsqu’ils sont en déplacement. De plus, en fonction de la carte choisie, il est possible de bénéficier de nombreux autres avantages.
Indissociable d’une bonne gestion de parc, la carte carburant se révèle être un atout précieux dans la maîtrise des coûts de votre flotte de véhicules professionnels. Il est donc essentiel, pour vous, de sélectionner le modèle de carte carburant correspondant aux besoins de vos Conducteurs.
Historiquement, les pétroliers comme Total ou Shell furent les premiers à proposer ce modèle de cartes aux Gestionnaires de parc et Dirigeants d’entreprises. Par la suite, des acteurs d’autres horizons se sont implantés sur ce marché : les enseignes de la grande distribution (Leclerc, Auchan, Carrefour et Intermarché) ainsi que les spécialistes de la gestion de services (EdenRed, Sodexo, etc.) et leurs cartes multi-réseaux. Face à ce nombre important de prestataires, choisir la bonne carte carburant s’avère être une opération délicate.
Afin de tirer parti du meilleur des cartes carburant, vous devrez adopter la démarche suivante :
- Définir, en premier lieu, les critères de choix importants pour vous dans la sélection d’une carte carburant,
- Cerner les avantages offerts par les différentes cartes carburant.
Les critères de sélection
Choisir la carte carburant de votre parc auto nécessite de prendre en compte plusieurs critères objectifs. Parmi les critères existants, nous en avons retenu cinq : le maillage du réseau de stations-service, le prix du carburant, la gestion des cartes, les services additionnels proposés par la carte ainsi que la gestion des règlements.
| Type de cartes | Pétroliers | Enseignes de grande distribution | Prestataires de services |
| Principaux acteurs | Total, BP, Shell, Esso | E. Leclerc, Carrefour, Auchan, Intermarché | Compagnie des Cartes, Sodexo, Edenred |
| Leader | Total avec plus de 130 000 clients et 2 millions de cartes (source : total.fr) | Carrefour | Carrefour |
| Nombre de stations pour le leader | 3 600 en France et 14 000 en Europe pour Total | 2 800 stations en France | 3 300 stations en France et 100 000 en Europe |
| Utilisation | France / Europe | France | France / Europe |
| Avantages | • Facturation bi-mensuelle • Récupération TVA simplifiée • Remise en fonction de la consommation en carburant • Abonnement au tarif très intéressant • Récupération TVA simplifiée • Outils de suivi et reporting • Personnalisation de la carte (limitation, restriction, blocage, etc.) |
• Pas de dépôt de garantie obligatoire • Facturation bi-mensuelle • Réduction sur le tarif de l’abonnement • Prix bas garanti (facturation au prix affiché à la pompe) • Récupération TVA simplifiée • Outils de suivi et reporting • Personnalisation de la carte (limitation, restriction, blocage, etc.) |
• Carte multi-enseignes (BP, Esso, Avia, Dyneff, E. Leclerc, Total) • Remise en fonction de la consommation en carburant • Récupération TVA simplifiée • Achat en boutique • Outils de suivi et reporting • Personnalisation de la carte (limitation, restriction, blocage, etc.) |
| Services annexes | • Télépéage • Parking • Lavage • Stations multi-énergies (bornes de recharge) • Produits et services en boutique |
• Télépéage • Parking |
• Parking • Lavage • Entretien • Pneumatiques • Possibilité d’ajouter des services additionnels (télépéage, services entretien et pneumatiques, ferry, etc.) |
| Inconvénients | • Limitée au réseau de stations-service de l’enseigne | • Limitée au réseau de stations-service de l’enseigne • Difficulté de négociation du prix à la pompe |
La taille du réseau et son maillage
Le premier critère auquel vous devez faire attention lors du choix d’une carte carburant est naturellement l’étendue du réseau de stations-service acceptant cette carte ainsi que son maillage sur tout le territoire (France et/ou Europe).
Généralement, les émetteurs de cartes carburant vous annonceront un réseau comptant des centaines voire des milliers de stations-service. À titre d’exemple, la carte Total Fleet permet à vos Conducteurs d’accéder à plus de 3 600 stations du réseau Total (Total, Total Access et Elan) en France et à plus de 14 000 en Europe. Or, le critère de la proximité des stations est prépondérant par rapport au nombre de stations-service adhérentes au réseau.
Il est primordial que vos Conducteurs ne soient pas contraints à réaliser un détour de plusieurs kilomètres pour trouver une station acceptant cette carte carburant. Vous devez vérifier la présence de stations-service du même réseau aux abords du siège de l’entreprise (et des succursales), du domicile du Conducteur ou proche de ses destinations récurrentes.
Également, vous devez vous assurer que la carte carburant choisie fonctionne bien dans tout le réseau. En effet, il se peut que certaines stations du réseau soient exclues du dispositif en raison de leur approche « low cost » ou d’installations entièrement automatisées.
Le prix du carburant
Au-delà de la facilité d’accès à une station-service du réseau, opter pour une carte carburant vous permettra d’accéder à un tarif préférentiel sur le carburant. Le prix du carburant acheté sera bien évidemment inférieur à celui affiché à la pompe. Un tel tarif s’obtient par le biais d’une négociation pouvant aboutir à :
- Une réduction fixe accordée par l’émetteur de la carte selon la taille de votre parc automobile,
- Une remise en pourcentage en fonction de la consommation moyenne mensuelle de carburant,
- L’obtention d’un prix au litre national, peu importe le type de stations-service utilisé (autoroute, ville, campagne, etc.).
En obtenant de telles remises sur le prix affiché, vous réaliserez ainsi d’importantes économies notamment si votre flotte automobile est conséquente. En agissant ainsi, vous parviendrez à réduire le budget alloué à ce poste de dépenses (qui représente en moyenne 20 à 30% du TCO).
La gestion des cartes
Donner la possibilité à vos Conducteurs d’utiliser une carte carburant vous apportera également un confort de gestion indéniable. Premièrement, vous aurez la possibilité d’encadrer leur utilisation en définissant plusieurs paramètres : plafond mensuel de consommation, jours et amplitudes horaires d’utilisation, limitation à un seul type de carburant, utilisation en période de congés.
Ensuite, la carte carburant simplifie grandement l’aspect comptabilité de votre activité. Chaque mois, vous recevrez une facture unique pour l’ensemble des véhicules du parc. Vous ne passerez plus vos journées à collecter, à vérifier et à saisir les notes de frais.
Enfin, vous serez en mesure d’effectuer un suivi et un reporting de la consommation de carburant au sein du parc auto et de détecter, éventuellement, les Conducteurs gourmands en carburant.
Les services associés
Quatrième critère de sélection, il s’agit bien entendu des services associés à la carte carburant puisque cette dernière n’est plus seulement utilisée pour se servir en carburant. Selon la carte choisie, vos Conducteurs pourront régler un certain nombre de services et de prestations supplémentaires : péage, parking et stationnement, lavage, etc. Pour les plus complètes d’entre-elles, ils pourront obtenir des réductions supplémentaires sur de nombreux produits d’entretien (lave-glace, lubrifiant, etc.) et même les acheter avec la carte carburant. Des prestations d’entretien comme le remplacement de pneumatiques peuvent être également réglées, dans certains cas, avec la carte carburant.
La gestion de règlement
Dernièrement, adhérer à un programme de carte carburant est idéal pour la trésorerie de l’entreprise. D’une part, le Conducteur n’avancera pas de frais de carburant et d’autre part, le règlement de la facture de carburant se fera mensuellement. Cela représente un confort très appréciable pour l’entreprise au niveau de la gestion de sa trésorerie. Pour accéder à ce paiement différé, votre entreprise devra verser à la société émettrice de la carte carburant un dépôt de garantie. Généralement, ce dernier correspond à un mois de consommation en carburant.
Les avantages pour mes salariés et moi
Sélectionner une carte carburant adaptée à son parc automobile est non seulement bénéfique pour votre activité, mais également pour les Conducteurs de l’entreprise sur de nombreux aspects : en termes de temps, d’économies, de satisfaction, de simplification de gestion et de facturation.
Gain de temps
En premier lieu, vous réussirez à optimiser votre temps de travail grâce à l’utilisation de cartes carburant pour votre parc automobile. Vous vous abstiendrez de « courir » derrière les Conducteurs pour obtenir les notes de frais du mois précédent. Vous vous passerez également de la saisie et du contrôle de ces dernières à l’intérieur de votre logiciel comptable. Par conséquent, vous parviendrez à vous libérer du temps en vue d’opérer une meilleure gestion de votre flotte automobile et maximiser sa rentabilité.
Économies à la clé
Outre le gain de temps, la carte carburant présente aussi un avantage financier. Avant d’adhérer à un programme de cartes carburant, nous vous conseillons d’effectuer une négociation avec le pétrolier ou avec l’enseigne de grande distribution en vue d’obtenir un prix au litre intéressant. En rapportant les quelques centimes négociés à la consommation en carburant de votre flotte, les économies peuvent s’avérer très importantes.
Par ailleurs, vous pouvez réaliser des économies substantielles par le biais d’un suivi régulier de la consommation de carburant. En agissant ainsi, vous détecterez immédiatement les Conducteurs ayant un comportement routier contraire aux consignes de la Car Policy : forte consommation de carburant, absence de planification des déplacements professionnels, etc. Suite à ça, vous pourrez entreprendre des actions visant à modifier le comportement des « mauvais » Conducteurs (écoconduite, stages de perfectionnement à la conduite, véhicule moins puissant, etc.) et à agir favorablement sur votre TCO.
Indirectement, la carte carburant permet la réalisation des économies considérables sur les frais administratifs, comptables et autres coûts cachés tout en permettant aux équipes de se recentrer sur leur activité principale.
Satisfaction des Conducteurs
À la fois pratique et simple d’utilisation, la carte carburant apportera une grande satisfaction à l’ensemble des Conducteurs de l’entreprise. Tout d’abord, le Conducteur n’aura plus à avancer les frais de carburant pour faire le plein de son véhicule de fonction ni à se soucier des notes de frais. Ensuite, il profitera des nombreux services compris dans la carte carburant tout en gagnant du temps en station-service.
Outil de gestion simplifié
L’avantage d’une carte carburant performante réside également dans sa capacité à être un formidable outil de gestion. Elle vous offrira des outils de contrôle et d’analyse comme :
- Le paramétrage complet de la carte carburant (jours et horaires d’utilisation, plafond mensuel ou journalier, carburant autorisé, etc.),
- Le suivi en temps réel de la consommation de carburant,
- Le blocage immédiat et total de la carte carburant pour limiter la fraude,
- L’aide à la gestion de la fiscalité,
- La récupération simplifiée de la TVA,
- L’accès à des statistiques précises et détaillées dans l’optique de réaliser un reporting,
- Etc.
Facturation
L’utilisation de cartes carburant vous facilitera également la facturation au sein de votre activité. La carte carburant présente un mode de facturation mensuel (ou bimensuel) unique, vous aurez ainsi à votre disposition une facture récapitulative de toutes les dépenses de la période par type d’achat. De plus, ce document vous permettra de récupérer intégralement la TVA sur la carburant.
Comme l’article le souligne, faire le bon choix en matière de carte carburant revient à étudier le périmètre géographique de vos Conducteurs et l’usage qu’ils en auront. La carte d’un pétrolier (Shell, Total GR ou Total Fleet) pourra se montrer plus intéressante dans votre situation, ou au contraire, vous apprécierez davantage les qualités d’un réseau multi-enseignes (carte C2A, DKV ou Compagnie des Cartes). Plus que le réseau de stations-service, le prix du carburant ou les prestations comprises sont des éléments à prendre en compte lors de l’étape de sélection.
