Élaborer un cahier des charges pour gérer une flotte automobile peut s’avérer complexe dans sa mise en œuvre, de par sa formalisation et de par son implémentation au sein de l’entreprise. En recueillant des données auprès de vos Collaborateurs et en formulant des propositions, ce document permettra de définir explicitement les composantes du parc automobile ainsi que son mode de fonctionnement tout en soulevant d’éventuelles incertitudes. De par son expertise, Feu Vert Entreprises vous aide et vous accompagne dans la rédaction de ce cahier des charges afin de mieux cadrer cette activité.

Pourquoi rédiger un cahier des charges, à destination de qui ?

La rédaction d’un cahier des charges vous permettra de cadrer, avec précision, le fonctionnement de votre parc de véhicules de société. Ce document se concentrera sur les choix à mener pour gérer efficacement sa flotte automobile et ainsi éviter toutes ambiguïtés en fixant le périmètre des principaux intervenants de cette gestion de flotte automobile (Direction Générale, Gestionnaire de Parc, Comptabilité et Ressources Humaines).

Avant de débuter la rédaction de ce document et étant donné la transversalité de votre métier, vous dresserez rigoureusement un inventaire tenant compte des besoins et des attentes de vos Collaborateurs. Ensuite, vous définirez ensuite la gamme de véhicules, vous sélectionnerez vos partenaires et fournisseurs dans plusieurs domaines : prestataire dédié à la maintenance, compagnie d’assurance, société pétrolière, société autoroutière, éditeur de logiciel de gestion que nous vous avions présenté en détail lors d’un précédent article ainsi qu’un spécialiste de la géolocalisation pour les véhicules de vos Collaborateurs.

Enfin, ce cahier des charges sera présenté à votre Direction dans l’optique de valider vos propositions afin de constituer ou de renouveler votre flotte de véhicules de société.

5 étapes pour dresser un cahier des charges

Disposer d’un cahier des charges complet marquera le début de la gestion de votre flotte automobile. Pour démarrer correctement votre activité de gestionnaire, Feu Vert Entreprises vous aide à constituer ce cahier des charges en 5 étapes : le recueil des données, la constitution d’un panel de voitures, la sélection des différents prestataires puis l’instauration de règles d’utilisation pour vos Collaborateurs et enfin les objectifs à réaliser à plus ou moins long terme.

1 – Recueil des données

Premièrement, vous réaliserez un audit de la situation actuelle. Deux grands axes détermineront votre sélection de véhicules et de prestataires : l’effectif de votre société ainsi que vos exigences et celles de votre Direction.

En fonction du nombre de Collaborateurs présents au sein de votre société, votre vision concernant votre parc automobile sera différente. En effet, les petites et moyennes entreprises se tourneront vers l’achat de véhicules de société tandis que les Grands Comptes auront une préférence pour la Location Longue Durée (LLD).

Vous définirez, en collaboration étroite avec votre Direction, les critères de sélection pour constituer votre parc fermé : seuil de CO2 à ne pas dépasser, budget alloué à l’acquisition des différentes gammes de véhicules, choix d’une ou plusieurs marques de véhicules, sélection de l’énergie (essence, diesel, hybride ou tout électrique). Cet audit présentera les décideurs chargés de valider vos propositions.

2 – Constitution d’un panel de voitures et d’une grille d’attribution

Maintenant que vous êtes en possession de cette suite de données, vous serez en mesure de définir un mode de financement de ce parc de véhicules de fonction : achat, location avec option d’achat (LOA), location longue durée (LLD). Par la suite, vous qualifierez l’utilisation des voitures qui sera faite par vos Conducteurs. Compte tenu de leurs déplacements, ils recevront par exemple une citadine, une berline, une routière ou un utilitaire. Il en va de même pour les équipements de série et options à bord. Si vos Conducteurs font partie de la catégorie des « Grands Rouleurs », il conviendra de mettre à leur disposition un véhicule de société équipé d’un GPS et accompagné d’un régulateur de vitesse.

Enfin, une grille d’attribution sera établie par vos soins afin de déterminer les Collaborateurs susceptibles de bénéficier d’un véhicule de fonction. Cette grille va regrouper vos Collaborateurs selon la fonction, du titre mais également du niveau de coefficient de ce dernier.

3 – Sélection des prestataires

Accompagné de votre direction, vous devrez sélectionner les prestataires relatifs à votre parc automobile. Selon le mode de financement choisi, vous porterez un regard différent sur le choix du prestataire lié à la maintenance de votre flotte de véhicule. En cas de choix pour la Location Longue Durée (LLD), le contrat conclu initialement est susceptible d’inclure l’entretien des véhicules de vos Collaborateurs au sein du réseau de la marque ou bien un réseau de centres autos. Par la suite, vous devrez contracter une assurance auprès de la compagnie d’assurance de votre choix assurant l’ensemble de votre parc de véhicules de fonction.

Pour administrer avec aisance l’activité de vos Conducteurs, le plus judicieux est d’opter pour des cartes carburant et des badges autoroutiers. L’usage de ces dispositifs facilitera la facturation en comptabilité tout en vous permettant de piloter ces consommations.

Pour gérer de façon optimale votre parc fermé, nous vous conseillons l’utilisation d’un logiciel de gestion. Ce dernier devra répondre aux besoins quotidiens d’un Gestionnaire de Parc tout en améliorant votre productivité. Dans un précédent article, nous avons réalisé un classement des 12 logiciels de gestion de flotte les plus populaires auprès des Gestionnaires de Parc. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités des logiciels présentés, nous vous suggérons de vous rapprocher des différents éditeurs de logiciels afin d’étudier les possibilités offertes par chacun. Vous pouvez associer ce logiciel de gestion avec un outil de géolocalisation.

4 – Instauration de règles d’utilisation du véhicule de fonction

À l’intérieur de cette quatrième étape de préparation du cahier des charges, vous déterminerez les règles d’utilisation du véhicule de fonction pour les Conducteurs. Avant la remise des clés du véhicule attribué, vous constituerez une chartre du bon conducteur pour la communiquer ensuite à vos Collaborateurs dans l’intention d’adopter une conduite respectant le code de la route, les autres usagers de la route (automobilistes, cyclomotoristes et piétons) et l’environnement. En bénéficiant d’un véhicule de fonction, vos Collaborateurs seront formés en vue d’adopter un comportement juste en cas d’accident, en cas d’excès de vitesse mais également les obligations à l’entretien de leur voiture (réparations et maintenance périodique, pneumatiques, contrôle des niveaux). Dernièrement, vos Collaborateurs pourront être éventuellement soumis à un forfait kilométrique et devront fournir des justificatifs (relevés kilométriques, factures de carburant, reçus de péages autoroutiers).

5 – Objectif et optimisation des postes de dépenses

Le cahier des charges pour une gestion optimale d’une flotte automobile se conclut sur les objectifs à court et moyen terme après avoir récolter des informations cruciales qui vous ont permis d’établir une liste de véhicules et de prestataires potentiellement intéressants sans oublier la définition du cadre d’utilisation des véhicules de fonction. Au sein de ce dernier point, vous vous focaliserez sur la TVS (Taxe sur les Véhicules de Société) ainsi que sur votre TCO dans une démarche d’optimisation. Vous surveillerez des indicateurs comme l’émission de CO2 par les véhicules de votre parc, les immatriculations en cours et futures, le renouvellement de votre flotte, le choix des prestataires, le pilotage de la consommation de carburant sans oublier le recours à la location courte durée. Tous ces indicateurs vous permettront de perfectionner votre TCO et revoir à la baisse les taxes liées à votre parc de véhicules de société.

En tant que Gestionnaire de Parc, vous porterez également une attention particulière aux notions d’éco conduite et d’auto partage. Vos Conducteurs sont le reflet de l’image de votre société auprès des clients, ils devront adopter le meilleur comportement possible au volant et le plus respectueux possible vis-à-vis de l’environnement. Cela se traduit par un rejet plus faible d’émissions de CO2 tout en allongeant la durée de vie de leur véhicule (sans surrégime, respect des distances de freinage).

À ce sujet, le WLTP (Worldwide Harmonised Light Vehicle Test Procedure) rentrera en vigueur le 1er septembre 2018 et viendra remplacer l’ancienne norme NEDC (New European Driving Cycle) avec pour objectif la collecte de chiffres plus fidèles aux conditions réelles d’utilisation des véhicules. Le Gestionnaire de Parc actualisera alors les données de son parc, dès publication des informations officielles des constructeurs, en prévoyant une revalorisation positive de ces indices. En effet le baromètre de la TVS se basant sur les émissions de CO2, un impact sur la fiscalité des véhicules d’entreprise est à prévoir au passage de cette norme WLTP.

Au-delà de fournir une ligne directrice aux acteurs de ce projet y compris vous, établir un cahier des charges permettra également de disposer d’une vision globale du projet par une sélection d’outils, de prestataires et de véhicules parfaitement adaptés aux besoins de l’entreprise. De plus, ce cahier des charges vous offrira la possibilité de cadrer et d’assister vos Collaborateurs tout en améliorant votre productivité.

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