Imprévisibles au départ, les coûts de remise en état sont des éléments susceptibles d’impacter fortement le budget de votre parc automobile et donc, la trésorerie de l’entreprise. Ces dépenses peuvent, au final, représenter une somme très importante. En effet, elles varient d’un véhicule à l’autre en fonction de son état, de l’attention portée par le Conducteur à son égard ainsi que des conditions tarifaires prévues dans le contrat de location.

Afin de réduire activement les frais de remise en état des véhicules d’un parc automobile, vous avez la possibilité d’agir sur ce poste de dépenses à différents moments du cycle d’utilisation de la voiture de société :

  • Au moment du choix du véhicule et de son mode de financement,
  • Lors de son utilisation par le Conducteur,
  • En impliquant le Conducteur dans sa gestion de flotte,
  • Avant de restituer le véhicule au loueur.

Au moment de l’acquisition du véhicule

L’optimisation des coûts de remise en état de votre flotte automobile commence dès la rédaction de votre Car Policy et de la Charte Conducteur. De plus, la mise en place de cette Charte Conducteur permettra de valoriser les bons Conducteurs au sein de l’entreprise tout en leur faisant profiter d’avantages divers (récompenses, primes, etc.).

Vous veillerez, par ailleurs, à moduler les modes de financements et les équipements des véhicules selon leur utilisation :

  • Commercial : optez plutôt pour de la Location Longue Durée (LLD) en raison des conditions de circulation favorables (routes nationales, routes départementales et réseau autoroutier principalement) et d’une bonne préservation du véhicule dans le temps (transport de passagers majoritairement),
  • Chantier : préférez l’achat ou le leasing du fait d’une détérioration du véhicule plus rapide due aux chemins empruntés (amortisseurs, pneumatiques, freins, moteur, éclairage, caisse de chargement et carrosserie) ou à un aménagement intérieur important (équipements électriques, espaces de rangement, cloisons et plancher en bois, etc.).

D’autre part, vous avez la possibilité de vous appuyer sur les ADAS (Advanced Driver Assistance Systems) pour réduire les coûts de remise en état des véhicules de votre parc auto. Ces équipements automobiles se révèlent être de véritables assistants à la conduite. Visant à accroître la sécurité à bord et éviter ainsi toute situation dangereuse, ils émettent un signal pour indiquer au Conducteur qu’un véhicule, un piéton ou qu’un panneau de signalisation se situe à proximité du véhicule de fonction.

Vous allez avoir donc, pour mission, de sélectionner les équipements des futurs véhicules de vos Collaborateurs. Découvrez, ci-après, les principaux équipements d’aide à la conduite automobile (ADAS) à favoriser : surveillance angle mort, radar de recul, arrêt automatique, lecture des panneaux, régulateur adaptatif de vitesse, système de protection d’ouverture de portes, etc.

Si, pour constituer votre flotte de véhicules professionnels, votre direction a fait le choix d’avoir recours à de la Location Longue Durée (LLD), le loueur vous transmettra la grille tarifaire des principaux frais de remise en état pour chaque catégorie de véhicules loués. Selon la taille de votre parc automobile, vous serez en mesure de négocier ces différents frais de remise en état au même titre que le montant des loyers. Plus la taille de votre flotte sera conséquente, plus grand sera votre pouvoir de négociation !

Au cours de son utilisation

Avant l’apparition des premiers accrocs (coups de portières ou de clés, micro-rayures, éclats de peinture, etc.) sur la carrosserie des véhicules d’entreprises, vous avez la possibilité de les confier à un spécialiste de la protection automobile. Ce professionnel sera en mesure de vous proposer l’application d’une couche de peinture vinyle transparente de protection. Cette dernière se veut nettement plus résistante (jusqu’à 10 fois) que le vernis standard apposé sur la carrosserie des voitures issues de votre flotte automobile. De plus, cette pellicule de protection présente un tarif de pose 2 à 3 fois inférieur à celui d’une peinture complète chez un carrossier professionnel.

Retrouvez, ci-dessous, quelques idées de tarifs :

  • Pour un recouvrement total d’une citadine trois portes : comptez 1 300 €,
  • Pour une Berline cinq portes : il vous faudra dépenser dans les 1 600 €,
  • Pour un 4×4, le tarif augmente encore : prévoyez un peu moins de 1 800 €,
  • Pour un modèle de luxe : il vous faudra débourser plus de 2 000 €,

A noter, qu’il est possible, tout en long de l’utilisation d’effectuer ce traitement. Cependant le coût sera beaucoup plus important car demandera plus de préparation (ponçage du véhicule, remise en état, etc.).

Par ailleurs, il est possible de privilégier les éléments les plus exposés aux agressions extérieures (créneaux, manœuvres complexes, frottements, etc.) à savoir les pare-chocs avant et arrière ainsi que les portières, afin de réduire le coût de traitement.

Par la suite, la mise en place d’un suivi visuel régulier de l’ensemble du parc automobile est pleinement souhaitable. Cela vous permettra, d’une part, d’annoter les éléments de carrosserie à réparer ou à revoir et d’autre part, de détecter les Conducteurs les moins soigneux avec leur véhicule de fonction. Les avantages de cette démarche sont doubles puisqu’elle vous permettra d’anticiper les travaux à prévoir tout en optimisant leurs coûts et éviter ainsi le moindre dépassement de budget.

Vous pouvez vous appuyer sur des solutions tierces de diagnostics photos ou vidéos telles que WeProov, pour permettre à vos Conducteurs d’effectuer ces vérifications.

Comme nous l’avons vu dans un précédent article, vous devez impérativement sensibiliser tous les Collaborateurs de l’entreprise à l’entretien de leur véhicule.

Pour capter au maximum l’attention des Conducteurs, vous pouvez instaurer un système de récompenses dans l’entreprise et le mentionner à l’intérieur de la « Car Policy ». De cette façon, les Conducteurs prendront davantage soin de leur voiture de fonction. Les plus soigneux d’entre eux se verront remettre une prime ou une gratification (cadeaux, bons d’achat, etc.) annuelle ou à la restitution de leur véhicule de fonction. Bien que cette récompense ait un coût financier pour l’entreprise, le montant de cette dernière devrait être nettement inférieur à celui d’une réparation chez un carrossier.

Ce système de récompenses peut être complété par l’inscription du Conducteur à des sessions de perfectionnement à la conduite ou à des formations à l’écoconduite. En participant à ces dernières, le Conducteur adoptera ainsi un comportement routier plus responsable vis-à-vis de son véhicule ainsi que des autres usagers de la route. Les bénéfices à en tirer sont multiples :

  • Meilleure lecture de la route (vitesse moyenne plus faible, spectre de vision plus large, etc.),
  • Anticipation des freinages,
  • Sécurité accrue au volant (éclairage fonctionnel, pression optimale des pneumatiques, etc.),
  • Réduction de la probabilité d’accidents (regain de l’attention au volant, moins d’accrochages « bêtes » et dispensables, etc.),
  • Etc.

Vous pouvez vous appuyer sur les solutions Centaure et Minotaure qui proposent des stages de sensibilisation à la conduite et de récupération de points

Avant la restitution du véhicule

Enfin, il vous est possible d’agir favorablement sur les coûts de remise en état des véhicules de votre parc auto avant leur restitution.

Plusieurs semaines avant le renouvellement de plusieurs véhicules de société, vous avez la possibilité de commander une pré-expertise de l’état de ces derniers auprès d’un expert agréé. Cet examen minutieux vous permettra d’obtenir une liste complète et détaillée des travaux à effectuer avec l’intention de remettre au loueur un véhicule irréprochable sur le plan esthétique et mécanique. Ainsi, vous n’aurez pas à craindre l’application de frais de remise en état additionnels.

Une fois le rapport de l’expert entre vos mains, vous pourrez alors entrer en contact avec des carrossiers locaux dans le but d’obtenir plusieurs devis pour les réparations à prévoir. En général, le montant des devis sera moins élevé que les frais facturés par le loueur lors de la restitution du véhicule en question. Déclarer certains sinistres auprès l’assureur peut vous être favorable et fera, par conséquent, baisser le montant de la facture à votre charge. Cette éventualité n’est possible que si l’assureur n’applique pas de pénalité sur votre prime d’assurance suite à la déclaration du sinistre.

Pour aller plus loin et peu importe ce que vous mettez en place, il est important de mesurer l’impact de vos actions. Pour ce faire, nous vous conseillons de comparer l’impact des différentes actions mises en place, sur différents véhicules et sur différentes typologies de Collaborateurs afin d’en tirer les meilleures conclusions et d’adapter continuellement vos actions.