Internaliser ou externaliser sa gestion de flotte ? Forces et faiblesses des dispositifs

Gérer une flotte de véhicules professionnels constitue un coût notable aussi bien pour une TPE, une PME que pour une Grande Entreprise. En tant que Gestionnaire de parc, il est de votre ressort d’optimiser l’ensemble de ces dépenses. Dans cette quête d’économies, certains de vos confrères choisissent de gérer eux-mêmes la flotte automobile de leur entreprise tandis que d’autres mandatent une société spécialisée dans le fleet management. Alors, la question suivante se pose : devez-vous privilégier une gestion de flotte en interne ou plutôt la confier à un prestataire externe ?

Tout au long de cet article, nos experts vous exposent les forces et les faiblesses de ces deux modes de gestion de flotte.

Internalisation d’une gestion de flotte

Gérer en interne votre parc de véhicules professionnels vous assurera une maîtrise complète de tous les aspects de votre activité (acquisition, exploitation, revente, etc.). Cependant, l’internalisation présente également des limites comme l’identification précise des coûts d’exploitation, la mobilisation de moyens humains et une gestion logistique parfois complexe.

Les avantages de cette démarche

Tout d’abord, ce premier mode de gestion vous conférera une maîtrise totale de l’intégralité des processus de gestion de parc. Ainsi, vous disposerez d’une vue d’ensemble sur chacun des postes de dépenses suivants tout en jouant un rôle dans la prise de décisions :

• La constitution ou le renouvellement du parc auto : liberté du choix du mode d’acquisition (achat à crédit, LOA, LLD), sélection de véhicules adaptés à l’activité professionnelle de vos Conducteurs, définition précise des spécificités du véhicule professionnel (marque, modèle, motorisation, équipements, émissions de CO2, etc.),
• L’entretien : sélection d’un revendeur de fournitures automobiles, choix des pièces de remplacement équivalents à l’origine offrant le meilleur rapport qualité / prix, négociation tarifaire selon le volume commandé,
• Les pneumatiques : désignation des critères d’achat (marque, bruit de roulement externe, adhérence sur sol mouillé, consommation de carburant, etc.), commande de pneumatiques présentant un excellent rapport qualité / prix, obtention de tarifs préférentiels en fonction de la consommation annuelle,
• Etc.

D’autre part, cette parfaite connaissance de l’organisation de votre parc automobile vous permettra de vous engager dans une démarche d’optimisation des coûts. En effet, vous êtes le mieux placé pour faire le point sur les dépenses relatives à votre flotte d’entreprises. Alors, il ne vous restera plus qu’à agir sur certains postes de dépenses de façon à en abaisser le montant. À titre d’exemple, vous pourrez mettre en œuvre les actions suivantes :

• Déterminer si l’achat d’un véhicule est financièrement plus intéressant que la location pour l’entreprise,
• Sensibiliser vos Collaborateurs à votre activité,
• Privilégier l’écoconduite dans l’optique de préserver durablement l’état de votre parc automobile,
• Revoir les conditions commerciales de vos fournisseurs,
• Etc.

Également, l’internalisation vous accordera un gain de temps sur un grand nombre de tâches courantes telles que la prise de commandes, la maintenance des véhicules du parc ou la gestion des assurances. Disposant d’une connaissance avancée de chaque véhicule de fonction, vous ne ressentirez pas le besoin de prendre à nouveau connaissance des dossiers à traiter. Vous piloterez ainsi votre flotte avec aisance et fluidité. Enfin, un logiciel de gestion de flotte adapté à votre organisation viendra élargir le champ des possibilités en matière d’automatisation des processus (intégration des nouveaux véhicules d’entreprises, mises à jour automatiques des opérations d’entretien, suivi et reporting, définition d’alertes, etc.).

Les difficultés de l’internalisation

En revanche, l’internalisation complexifie l’identification des coûts de gestion de votre parc automobile. Il s’avère parfois difficile d’en estimer leur montant puisque, durant vos journées de travail, vous êtes éventuellement amené à réaliser d’autres tâches. Vous devez également comptabiliser dans ces dépenses les moyens techniques comme l’usage de logiciels informatiques, les locaux, les ordinateurs, les frais postaux et de communication, etc.

Opérer une gestion de flotte interne revient également à supporter la dépréciation de la valeur de vos véhicules professionnels ainsi que la revente de ces derniers. Au fil de son utilisation, la valeur d’un véhicule est amenée à baisser. On estime qu’un véhicule a perdu la moitié de sa valeur dans le courant de sa 4ème année (hors kilométrage). De plus, vous serez en charge de la vente du véhicule en question. Vous devrez alors entreprendre les actions suivantes :

• Remise en état du véhicule,
• Nettoyage du véhicule,
• Réalisation du contrôle technique si ce dernier a plus de 6 mois et/ou que le véhicule a plus de 4 ans,
• Prise de photos,
• Diffusion de l’annonce sur des journaux et sites spécialisés,
• Se tenir disponible pour les visites,
• Et conclure la vente (négociation, démarches administratives, etc.).

Par ailleurs, ce mode de gestion nécessite la mobilisation de moyens humains supplémentaires. Il vous faudra alors recruter de nouveaux Collaborateurs dans l’entreprise. Vous devrez, par la suite, obligatoirement les former aux évolutions du métier (mécanique, ressources humaines, comptabilité, fiscalité, logistique, etc.) et leur mettre à disposition des outils informatiques dédiés. Cette étape vous demandera un investissement de temps important.

Dernièrement, gérer entièrement une flotte de véhicules professionnels revient aussi à contrôler l’ensemble de la chaîne logistique :

• Réapprovisionnement : anticiper les commandes de fournitures automobiles afin d’éviter une longue immobilisation du véhicule professionnel,
• Stockage : disposer d’un local équipé de rangements, entreposer les fournitures dans des conditions idéales (lumière, poussière, humidité, etc.),
• Inventaire : bénéficier d’une vue en temps réel sur les quantités de fournitures stockées (filtres, pneumatiques, plaquettes, disques, etc.), contrôler occasionnellement les stocks réels en vue de limiter les erreurs de stock,
• Etc.

Externalisation d’une gestion de flotte

Externaliser tout ou partie du management de votre flotte automobile vous fera profiter d’un certain nombre d’avantages tels que la connaissance exacte de l’ensemble des frais de gestion, l’optimisation du parc automobile ainsi qu’une meilleure gestion de la mobilité de vos Collaborateurs, etc. Au même titre que l’internalisation, ce second mode de gestion montre plusieurs faiblesses (coûts de gestion plus élevés, pouvoir de contrôle restreint, perte de confidentialité, etc.).

Les avantages de ce mode de gestion

Premièrement, l’externalisation vous donnera accès au contrôle total des principaux coûts de votre gestion de flotte. En effet, chaque service facturé vous permettra de calculer le coût total des différents postes de dépenses (achat, entretien, pneumatiques, carburant, etc.). Ultérieurement, vous serez en mesure de mener des actions d’optimisation sur le coût de possession (TCO) de votre parc automobile. Pour cela, il vous suffira d’identifier les postes sur lesquels vous pouvez réduire les coûts d’exploitation.

De plus, l’externalisation vous fera profiter d’une vue globale sur les nombreux aspects d’une gestion de flotte. De cette façon, vous piloterez plus finement votre parc de véhicules professionnels tout en effectuant un meilleur suivi des postes de dépenses.

L’externalisation permet aussi d’éviter des investissements lourds et conséquents pour l’entreprise comme l’achat d’équipements techniques, la construction d’un atelier de réparation, etc. Par conséquent, elle n’immobilisera pas une grande partie de sa trésorerie pouvant être nécessaire à son développement.

Également, une gestion externe de votre flotte d’entreprise vous donnera la possibilité de vous recentrer sur votre cœur de métier. De cette façon, vous parviendrez à dégager du temps pour le consacrer des tâches à forte valeur ajoutée comme :

• Mener à bien des réflexions sur la stratégie à adopter pour le futur,
• Analyser en profondeur les composantes de votre parc,
• Multiplier les pistes d’optimisation de votre gestion de flotte,
• Initier des actions correctives,
• S’investir, auprès des différents Collaborateurs, dans la sensibilisation aux nouveaux modes de conduite et aux solutions de mobilité inédites,
• Etc.

D’autre part, cette délégation de gestion de flotte auprès d’une société de fleet management vous permettra d’échanger avec des intervenants qualifiés, formés et disposant de solides compétences. De plus, vous recueillerez de précieux conseils de gestion de la part de ces experts.

Enfin, vous serez à même de pratiquer une meilleure gestion de la mobilité de vos Conducteurs grâce à l’externalisation. Plus précisément, cela revient à :

• Attribuer, au cas par cas, à un Collaborateur un véhicule répondant aux spécificités de son activité professionnelle,
• Lui mettre à disposition un véhicule correctement équipé, fiable et rigoureusement entretenu,
• Lui proposer des solutions alternatives de mobilité, occasionnant ainsi une plus grande flexibilité dans le mode de transport choisi,
• Etc.

Les inconvénients de l’externalisation

Cependant, avoir recours à une société de fleet management entraîne inévitablement un surcoût financier. Comme tout service professionnel, ceux du fleet manager ont un coût et vous seront facturés au prix réel ou au forfait, selon votre demande initiale. Pensez donc à inclure ces montants dans votre budget d’exploitation prévisionnel.

Dans de rares cas, la qualité du service pourrait bien ne pas correspondre à vos attentes. Dans ces conditions, nous vous invitons à contacter votre prestataire actuel pour passer en revue les points à améliorer. Faute de quoi, vous seriez amené à faire appel à une autre société de fleet management.

Également, vous ne disposerez pas d’un contrôle total sur l’ensemble des processus de votre gestion de flotte. En effet, le prestataire externe dispose de son propre mode de fonctionnement et vous devrez ainsi vous conformer à ce dernier. Naturellement, il vous sera possible de lui apporter des suggestions afin que votre collaboration perdure.

D’autre part, l’externalisation peut donner lieu à de multiples échanges. En effet, ce mode de gestion vient rajouter un interlocuteur supplémentaire dans votre processus de gestion. Par exemple, un Conducteur souhaite équiper son véhicule de fonction de pneus hiver, vous devrez alors vous rapprocher du fleet manager pour répondre à sa demande.

Dernièrement, la notion de confidentialité est remise en question avec l’externalisation. Le fait d’échanger régulièrement avec des sociétés extérieures peut avoir une incidence sur la protection des données confidentielles de l’entreprise (éléments comptables, informations fiscales, données personnelles des Collaborateurs, etc.). Dans ce cas, vous devez impérativement sécuriser vos échanges électroniques (e-mails, accès serveurs et outils informatiques, etc.).

En résumé, la réussite d’une gestion de flotte externalisée ou menée en interne repose avant tout sur une analyse préalable de votre parc automobile actuel et de son fonctionnement : taille du parc, types de véhicules, services déjà en place, sinistralité de la flotte, etc. Ainsi, cet audit vous permettra d’identifier clairement les attentes et les besoins de vos Collaborateurs ainsi que les moyens (humains, techniques et financiers) à votre disposition. Cependant, il est parfaitement possible d’accorder ces deux solutions de gestion de parc. C’est-à-dire que vous pouvez à la fois maintenir une gestion de parc interne et externaliser certaines opérations comme, par exemple, l’optimisation fiscale ou l’entretien des véhicules de société.