La gestion d’une flotte automobile représente un poste financier très important pour une société. Afin d’optimiser cette gestion, le Gestionnaire de Parc devra disposer d’une connaissance poussée sur le fonctionnement de son parc auto. De cette façon, il sera capable d’identifier les postes de dépenses à revoir, à optimiser et à suivre afin d’éviter tout dépassement financier et une hausse du TCO.

Dans un premier temps, nous nous concentrons sur la méthode d’identification des leviers de gestion nécessitant une optimisation. Par la suite, nous vous présenterons cinq points sur lesquels s’appuient les Gestionnaires de Parc pour optimiser au quotidien la gestion de leur flotte auto. Enfin, l’observation et le pilotage sont deux actions que tout Gestionnaire de Parc doit intégrer afin de garantir à terme la performance du parc automobile.

Déterminer les leviers de gestion à optimiser

Pour optimiser efficacement la gestion d’un parc auto, il est primordial de bien connaître son mode de fonctionnement ainsi que ses composantes. Le Gestionnaire de Parc devra donc mener un audit afin de déceler d’éventuels dysfonctionnements avant de définir et d’explorer les multiples pistes d’optimisation des coûts de gestion.

Cet audit permettra au Gestionnaire de Parc de déterminer précisément le coût total d’un véhicule puisque le coût d’une flotte automobile ne se résume pas seulement au coût d’achat ou au montant des loyers de location des véhicules professionnels. Des frais d’utilisation viennent s’ajouter à ces coûts de constitution du parc comme :

  • Le carburant,
  • Les primes d’assurance,
  • L’entretien et la maintenance des véhicules du parc,
  • Les pneumatiques,
  • Le financement et la fiscalité,
  • La gestion interne de la flotte.

Qualifiés de coûts variables d’utilisation, c’est sur ces postes que le Gestionnaire de Parc pourra agir de manière positive en vue d’améliorer la performance managériale de la flotte automobile. À présent, il convient au Gestionnaire de Parc de distinguer les facteurs pénalisant la gestion du parc en vue de les optimiser.

Les 5 piliers pour optimiser la gestion d’un parc

En côtoyant quotidiennement de nombreux Gestionnaires de Parc, nous vous indiquerons – dans cette partie – les cinq leviers les plus couramment utilisés par ces Gestionnaires de Flotte dans l’optique d’optimiser la gestion de leurs véhicules professionnels comme le financement et le choix de véhicules adaptés, le contrôle du budget carburant, la maîtrise des coûts d’entretien ainsi que la sensibilisation des Collaborateurs et la limitation du nombre de fournisseurs.

Pertinence dans le choix du modèle de véhicules

L’acquisition de véhicules professionnels est l’élément majeur du budget d’une flotte automobile. Étant le premier poste de dépenses (à hauteur de 45%), une réflexion devra être menée sur le choix des véhicules à acquérir aussi bien à l’achat qu’en location.

Ce raisonnement se fera en tenant compte des trois critères suivants :

  • La fiabilité du véhicule,
  • La consommation moyenne de carburant,
  • Et le niveau d’émissions de CO2.

En choisissant un véhicule fiable et économe, le Gestionnaire de Flotte parviendra à alléger le budget consacré à ces deux postes de dépenses. De plus, un véhicule rejetant peu de dioxyde de carbone dans l’air aura un effet positif au niveau de la fiscalité, en particulier pour la TVS, et en termes de coût de détention (TCO).

Contrôle du budget carburant

Représentant entre 15 et 20% des dépenses quotidiennes du parc, le carburant s’avère être le second poste – derrière le choix de véhicules – sur lequel peut intervenir le Gestionnaire de Parc dans sa quête d’optimisation.

En lien avec le point précédent, la consommation de carburant peut varier d’une motorisation à l’autre, mais également d’un modèle de véhicules à l’autre. Le Gestionnaire de Parc devra tenir compte de cette donnée avant de sélectionner un modèle précis de véhicules pour la flotte d’entreprise.

De plus, un renouvellement régulier des véhicules du parc automobile est un élément permettant d’abaisser les dépenses en carburant puisqu’un véhicule de dernière génération offre de meilleures performances sur le plan de la consommation de carburant comme les véhicules hybrides ou des modèles tout-électriques.

Enfin, le comportement routier des Collaborateurs a également une emprise sur ce budget. Le Gestionnaire de Parc devra être attentif à la conduite de l’ensemble des Collaborateurs notamment en matière de consommation de carburant, ce qui peut avoir une incidence immédiate sur le TCO.

Maîtrise des coûts d’entretien

Situé juste derrière le carburant, l’entretien des véhicules professionnels représente un poste de dépenses conséquent dans le budget global du parc. Entretenir régulièrement et avec rigueur la flotte de véhicules professionnels procurera au Gestionnaire de Parc et à ses Collaborateurs les bénéfices suivants :

  • Amélioration de la longévité du véhicule,
  • Maximiser la valeur résiduelle du véhicule,
  • Garantir la sécurité des Conducteurs durant leurs déplacements.

Le respect des échéances d’entretien gratifiera le Gestionnaire de Parc d’une meilleure gestion des coûts directs et indirects. En disposant de véhicules entretenus, il sera en mesure de planifier les entretiens et les interventions techniques sur l’ensemble des véhicules du parc tout en échappant à des frais de maintenance supplémentaires.

Sensibilisation des Conducteurs à la préservation de leur véhicule

Tout aussi important que l’entretien et la maintenance des véhicules, l’attitude du Collaborateur vis-à-vis de sa voiture de fonction entre en ligne de compte dans la gestion du parc. Cette attitude de bienveillance passe essentiellement par la préservation du véhicule dans un bon état. En effet, chaque Conducteur de la société doit prendre soin de son véhicule de fonction tout en étant capable de repérer diverses anomalies.

Le Gestionnaire de Parc devra mener une campagne de sensibilisation auprès des Collaborateurs afin de les former sur la vérification régulière des niveaux du moteur (huile, freins, liquide de refroidissement et lave-glace) ainsi qu’un contrôle mensuel de la pression d’air des roues du véhicule et de l’état des pneumatiques.

Par ailleurs, chaque Collaborateur sera tenu d’avertir sans délai le Gestionnaire de Flotte dès l’apparition d’un voyant inhabituel au tableau de bord ou bien d’un bruit anormal à la mise en route du moteur.

Ces actions permettent ainsi de garantir la sécurité du Collaborateur à bord et de réaliser des économies de carburant tout en préservant le Conducteur de pannes mécaniques importantes pouvant immobiliser plusieurs jours son véhicule.

Limitation du nombre de fournisseurs

Selon la taille du parc automobile, le Gestionnaire de Parc peut faire appel à un nombre plus ou moins important de fournisseurs. Pour parfaire la gestion d’une flotte, nous recommandons de réduire le nombre de fournisseurs de la société et de se limiter à quelques-uns dans les domaines suivants : concessionnaires, sociétés de leasing, pétrolier, spécialistes de l’entretien et de la maintenance de véhicules, pneumaticiens, compagnies d’assurance, etc. En opérant ainsi, le Gestionnaire de Parc gagnera en simplicité de gestion, mais également en pouvoir de négociation.

En confiant la totalité de votre flotte à ces fournisseurs triés sur le volet, ces derniers vous proposeront plus facilement des tarifs avantageux impactant directement les finances de la société.

Désormais, le Gestionnaire de Parc est en mesure de réaliser des changements sur ces différents postes de dépenses et de maintenir leur performance sur le long terme grâce à un pilotage.

Observation et pilotage du parc auto au quotidien

Dernière action de cette démarche d’optimisation, l’observation d’indicateurs de performance et le pilotage du parc à l’aide d’un logiciel de gestion de flotte.

En ayant recours à un logiciel de gestion adéquat, le Gestionnaire de Flotte aura la possibilité de suivre sur une même interface de nombreux indicateurs de performance comme :

  • La valeur résiduelle de la flotte de véhicules professionnels,
  • Les consommations de carburant,
  • Le suivi kilométrique,
  • Les dépenses en pneumatiques,
  • Ainsi que l’accidentologie du parc.

Par ailleurs, le logiciel de gestion de flotte intègre d’autres fonctionnalités de pilotage telles que les alertes personnalisées. En les configurant, le Gestionnaire de Parc sera automatiquement averti par voie électronique à l’approche d’un entretien périodique ou d’une limite kilométrique d’un véhicule ainsi qu’en cas d’utilisation abusive des cartes carburant. Il pourra ainsi intervenir rapidement afin d’éviter toute dérive budgétaire, de planifier une révision ou le renouvellement d’un véhicule.

En s’appuyant sur cet outil informatique, la gestion de la flotte automobile sera simplifiée tout en étant plus performante. Le Gestionnaire de Parc visualisera, en un coup d’œil, les facteurs pénalisant son activité de gestion.

En identifiant chaque poste de dépenses et en les réévaluant au plus juste, le Gestionnaire de Parc parviendra à optimiser son quotidien et, donc, sa productivité tout en affichant d’excellents résultats sur de nombreux aspects (au niveau financier, sur l’état du parc auto et sur le bien-être des Collaborateurs de l’entreprise). L’optimisation de la gestion de flotte pourra se poursuivre vers l’adoption de nouveaux services de mobilités comme l’autopartage ou le covoiturage favorisant l’allègement du coût global de détention (TCO).