Lors d’un déplacement, un collaborateur peut avoir besoin d’utiliser un véhicule, de prendre un ou plusieurs repas avec des clients ou bien de payer un logement. Ces frais lui demandent bien souvent d’engager des frais personnels pour l’entreprise.
Une solution existe : l’avance sur frais. De plus en plus plébiscité par les employés, cet engagement limite les dépenses engagées sur sa trésorerie personnelle. Avance de frais et procédures de remboursement : découvrez toutes les modalités.
Qu’est-ce qu’une avance de frais ?
L’avance de frais consiste à verser un certain montant à un employé avant son déplacement ou sa mission. Généralement, c’est une solution choisie par les entreprises lorsque les frais du collaborateur durant le déplacement sont trop importants. L’employeur permet au salarié de limiter le coût de ses frais professionnels engagés avec sa trésorerie personnelle.
L’avance de frais est une possibilité financière qui peut être établie par la convention collective de l’entreprise, tout en étant conjointement encadrée par la Sécurité sociale. Cependant, un accord d’entreprise ou un simple usage récurrent de l’employeur avec d’autres collaborateurs peut suffire pour la mettre en place.
Avance sur frais : dans quelles situations ?
L’employeur peut réaliser des avances dans plusieurs cas, mais elles sont souvent plébiscitées pour les déplacements de travail entraînant un important coût financier. L’entreprise peut alors décider de payer le titre de transport ou les frais kilométriques en amont.
Lorsque les déplacements du collaborateur sont de plusieurs jours voire semaines, l’entreprise estime le coût du séjour et peut effectuer un paiement au préalable. Une bonne gestion de la trésorerie et un suivi régulier des coûts, permettront de réaliser une estimation précise des dépenses.
Quels frais peuvent être avancés ?
Un titre de transport, un logement et le plein d’essence sont des frais couramment avancés par l’employeur. Le montant de chacun d’entre eux est généralement connu à l’avance et peut donc être anticipé.
Pour les mobilités à l’étranger, l’employeur opte parfois pour une carte bancaire professionnelle comprenant une estimation des sommes qui vont être dépensées sur place. La carte bancaire est alors rechargée pour chaque paiement de repas, de logement et de petits déplacements comme un trajet en taxi ou un titre de transport.
Comment gérer une avance sur frais ?
Chaque avance doit tout de même être suivie d’une note de frais après le déplacement. L’employeur peut alors calculer l’ensemble des dépenses engagées par le salarié et effectuer un remboursement au prorata.
Afin d’avancer les frais des employés, les cartes professionnelles rechargées sont de plus en plus utilisées. Les salariés peuvent effectuer facilement une dépense liée au travail sans utiliser leur carte bancaire personnelle.
Grâce à un outil de comptabilité et de finance, il est possible de faciliter la gestion des montants engagés par les employés, les sommes déjà avancées par l’entreprise et les indemnités qui restent à verser.
Toutes les dépenses sont réunies dans un même logiciel et peuvent être accessibles par la comptabilité, mais aussi par le gestionnaire de la flotte automobile qui s’occupe seulement des véhicules de société et de fonction.
Avance ponctuelle ou permanente : que choisir ?
Il existe deux façons d’avancer les frais d’un professionnel. Chaque solution évite aux employés d’avancer de l’argent personnel. Néanmoins, même si une somme est versée en amont du déplacement, les frais professionnels restent exclus du calcul des cotisations de Sécurité sociale.
L’avance ponctuelle de frais
Lorsque le salarié effectue occasionnellement un déplacement pour le travail, il peut faire une demande exceptionnelle auprès de son employeur. Les deux parties se mettent d’accord afin d’estimer un montant.
L’entreprise effectue alors un virement bancaire au salarié. Au retour du déplacement, le collaborateur effectue une ou plusieurs notes de frais, comprenant toutes les informations nécessaires, dont la TVA, afin de bénéficier d’un remboursement ou au contraire d’une déduction.
L’avance permanente de frais
Pour les salariés qui effectuent des déplacements professionnels récurrents, l’entreprise peut décider de mettre en place une avance régulière en plus du salaire. Ce versement mensuel permet de limiter les dépenses personnelles et de recevoir des indemnités moindres au retour du déplacement.
La prise en charge des frais avant le déplacement peut aussi rassurer le salarié et éviter de créer un problème financier. En fonction du lieu où le collaborateur se rend, ce montant mensuel peut varier.
L’avance de frais sur un véhicule de société
Si vous détenez une flotte automobile, vous allez gérer des notes de frais. Il se peut que certains collaborateurs refusent d’avancer des frais pour des raisons personnelles ou à cause d’une somme trop conséquente à payer. Ils préféreront donc recevoir des indemnités professionnelles avant leur déplacement. Cette somme permettra, par exemple, de payer l’essence du véhicule de société ou de fonction.
L’avance sur frais est donc une solution idéale pour faciliter les échanges monétaires entre le salarié et son employeur. Le collaborateur n’est pas contraint de payer en avance des frais pour l’entreprise et peut donc effectuer son déplacement dans les meilleures conditions possibles.
