Les entreprises ont, depuis le 1er janvier 2017, l’obligation de désigner les Collaborateurs ayant commis des infractions au Code de la route sous peine d’une amende forfaitaire. Les Gestionnaires de Parc ont dû intégrés cette démarche à leur activité de management de flotte.

Quelle méthodologie employer pour identifier et désigner le Collaborateur comme responsable de l’infraction tout en signalant les démarches à proscrire.

Identifier et prévenir le Collaborateur

Premièrement, le Gestionnaire de Parc ou le Dirigeant de la société devra identifier le conducteur ayant réalisé l’infraction au volant du véhicule verbalisé. Pour cela, il dispose d’un délai de 45 jours pour réaliser cette identification, auquel cas, il s’expose à une amende plus importante comme il est stipulé dans l’article L.121-6 du Code de la route : « lorsqu’une infraction … a été commise avec un véhicule dont le titulaire du certificat d’immatriculation est une personne morale ou qui est détenu par une personne morale, le représentant légal de cette personne morale doit indiquer, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou de façon dématérialisée …, dans un délai de quarante-cinq jours à compter de l’envoi ou de la remise de l’avis de contravention, à l’autorité mentionnée sur cet avis, l’identité et l’adresse de la personne physique qui conduisait ce véhicule. »

Le Gestionnaire de Parc va être confronté à plusieurs situations en fonction du management opéré sur sa flotte de véhicules :

  • En cas d’attribution nominative : le Collaborateur habilité à conduire le véhicule sera alors tenu comme principal responsable sauf cas exceptionnel (prêt ponctuel du véhicule),
  • Aucune attribution n’est définie au préalable : le Gestionnaire de Parc devra alors déterminer le Collaborateur ayant commis l’infraction. Cette situation est fréquente, par exemple, en cas de véhicule partagé entre plusieurs Collaborateurs.

Dans ce dernier cas, le Gestionnaire de Flotte devra mener une enquête interne afin de déterminer quel Collaborateur était au volant au moment des faits. Cette enquête peut s’avérer longue et délicate tout en ayant d’éventuelles incidences sur le climat interne de la société. Le Gestionnaire de Parc doit se poser les bonnes questions : comment interroger les Collaborateurs ? À quel Collaborateur se fier en cas de discours contraire ?

Cependant afin de faciliter cette recherche, le Gestionnaire peut s’appuyer sur la photo du véhicule verbalisé en cas de relevé d’infraction par flash. Pour obtenir ce document, le Gestionnaire de Parc est invité à en faire la demande, par lettre recommandée avec accusé de réception, au Centre Automatisé de Constatation des Infractions Routières en fournissant les copies de l’avis de contravention, du certificat d’immatriculation et de la carte d’identité du Gestionnaire sans oublier une enveloppe affranchie.

Par ailleurs, l’utilisation de badge Conducteur ou d’outils de géolocalisation peut également faciliter la recherche de l’incriminé. Grâce à ces outils, il aura la possibilité d’interroger le système ou bien de croiser les coordonnées GPS avec l’activité des Conducteurs. De cette façon, il parviendra à identifier clairement et sans aucun doute le responsable de l’infraction.

Une fois le Collaborateur identifié, le Gestionnaire devra avertir ce dernier de la réception d’une contravention le concernant au cours d’une entrevue. Il l’avisera également sur la suite des évènements : désignation auprès des autorités puis réception à son domicile du nouveau procès-verbal.

Comment désigner le Conducteur ?

Légalement, la société est responsable de sa flotte de véhicules professionnels. Le Dirigeant de la société, ou en mandatant le Gestionnaire de Parc, est dans l’obligation révéler l’identité du Conducteur en infraction aux autorités (nom, prénom, adresse personnelle ainsi que la référence de son permis de conduire) dans un délai de 45 jours à compter de la date de réception de la contravention.

Plusieurs possibilités s’offrent alors au Gestionnaire de Parc pour désigner le Collaborateur en infraction :

  • Par courrier avec A/R à l’adresse indiqué sur l’avis de contravention,
  • En ligne en se rendant sur le site Internet de l’ANTAI (Agence Nationale de Traitement Automatisé des Infractions),
  • Ou par le biais du logiciel de gestion.

Une fois la désignation effectuée, le Collaborateur recevra à son domicile l’avis de contravention. Il devra procéder au règlement de l’amende et, selon la nature de l’infraction, il pourra subir une perte de points sur son permis de conduire.

En cas de non-dénonciation du Conducteur, le titulaire du certificat d’immatriculation du véhicule s’expose à une amende forfaitaire (contravention de 4ème classe) dont le montant peut varier selon les conditions suivantes :

  • S’il s’agit d’une personne physique, la contravention peut s’élever à 675€ maximum (minorée à 450€ pour tout paiement dans les 15 jours),
  • À l’inverse, s’il s’agit d’une personne morale, le titulaire risque une amende pouvant aller jusqu’à 1 875€.

À ces barèmes, il faut ajouter le règlement de la contravention initiale.

Gestion des contraventions

Gérer une contravention passe systématiquement par une gestion efficace de son parc auto. Plus précisément, le Gestionnaire de Parc doit disposer d’informations constamment actualisées à propos des Collaborateurs de l’entreprise notamment en matière d’affectation de véhicules et de validité du permis de conduite afin de communiquer aux autorités les renseignements demandés tout en évitant de s’exposer à d’éventuelles majorations en cas de retard.

Le Gestionnaire de Parc a, à sa disposition, deux solutions pour gérer les contraventions du parc de véhicules professionnels : manuellement ou bien informatiquement à l’aide d’un logiciel de gestion. Feu Vert Entreprises détaille ces deux méthodologies ci-dessous.

Traitement manuel du procès-verbal

Tout d’abord, le Gestionnaire de Flotte a la possibilité de traiter manuellement les contraventions reçues de deux façons : en retournant par voie postale le formulaire de requête en exonération ou en se rendant sur le site Internet de l’ANTAI. En effet pour faciliter ces formalités manuscrites, l’ANTAI a mis en place les solutions digitales suivantes :

  • Pour les petites flottes de véhicules professionnels (jusqu’à 10 véhicules) : après avoir sélectionné la rubrique « Je suis un représentant légal », le Gestionnaire de Parc sera guidé tout au long du processus d’identification du conducteur,
  • Pour les flottes de taille moyenne (plus de 10 véhicules) : le Gestionnaire de Parc est en mesure de se créer un espace personnel sur le site en vue de procéder, simultanément, à plusieurs désignations de Conducteurs.
  • Pour les grandes flottes (de plus de 1 000 véhicules) : enfin, le Gestionnaire de Flotte a la possibilité de signer une convention avec l’ANTAI de façon à automatiser les échanges avec l’Agence. En procédant ainsi, les avis de contravention seront directement envoyés à l’adresse personnelle du contrevenant.

Traitement informatique

La gestion des procès-verbaux peut être également réalisée par l’intermédiaire d’outils informatiques. En effet, de nombreux éditeurs de logiciels de gestion de flotte sont habilités à traiter directement avec l’ANTAI afin de faciliter et d’automatiser ces démarches pour le compte des Gestionnaires de Flotte. Parmi les logiciels présentés dans un précédent article, Winflotte ou encore GAC Car Fleet (par le biais d’un module additionnel nommé Fine Fleet) intègrent ces fonctionnalités.

Concrètement, les Gestionnaires de Parc peuvent recevoir directement les avis de contravention dans le logiciel de gestion de flotte accrédité. En croisant les informations, le logiciel permettra au Gestionnaire de Parc – en un clic – d’identifier et de désigner le Collaborateur ayant commis l’infraction au Code de la route. Ainsi, ces outils informatiques déchargeront le Gestionnaire de Parc de ces tâches administratives longues et chronophages.

Pratiques interdites

À présent, vous voilà informé sur le dispositif de dénonciation des Collaborateurs suite à une infraction au Code de la route. Toutefois, certaines méthodes de gestion sont à proscrire comme :

  • Un paiement immédiat de l’amende, par la société, sans dénoncer le Collaborateur fautif,
  • Un remboursement ultérieur au Collaborateur du montant de la contravention.

En pratiquant ces méthodes, le Dirigeant s’expose à des poursuites judiciaires pour abus de biens sociaux (utilisation du capital de la société).

La dénonciation obligatoire des Collaborateurs d’entreprise a, depuis sa mise en œuvre, contribué à l’amélioration de la sécurité des Conducteurs au volant. En les responsabilisant, leur comportement routier a évolué de manière positive entraînant ainsi une réduction du nombre d’infractions ainsi que la diminution de la gravité de ces dernières. De son côté, le Gestionnaire de Parc est en mesure d’accentuer ces changements en invitant les différents Collaborateurs de l’entreprise à participer à des formations d’éco conduite ou à des stages de perfectionnement de la conduite automobile.